导读：如何专业地发送样品？
在国际贸易或商务合作中，寄送样品是建立信任、促成订单的重要一步。一封清晰、礼貌且信息完整的英文邮件不仅能提升专业形象，还能减少沟通误解。本文为你整理了9个实用的英文样品安排邮件模板，涵盖不同场景（如首次寄样、补寄、附使用说明等），每封邮件均配有中文翻译、重点解析和学习提示，帮助你在实际工作中高效沟通，同时提升商务英语写作能力。
模板1：首次寄送样品（标准版）
Dear [Customer's Name],
We are pleased to inform you that the requested samples have been dispatched today via DHL. The tracking number is: 1234567890. You can track the shipment at www.dhl.com using this number.
Estimated delivery time is 3-5 business days. Please let us know once you receive them and if you have any feedback.
Thank you for your interest in our products.
Best regards,
[Your Name]
✨中文翻译：
亲爱的[客户姓名]，
我们很高兴通知您，您所要求的样品已于今日通过DHL寄出。快递单号为：1234567890。您可使用该号码在www.dhl.com查询物流信息。
预计送达时间为3至5个工作日。收到样品后，请告知我们您的反馈意见。
感谢您对我们产品的关注。
此致敬礼，
[你的名字]
📌点评与重点：
• 使用“pleased to inform you”表达积极态度，体现服务意识。
• 明确写出快递公司和单号，便于客户追踪。
• “Estimated delivery time”是专业表达，避免承诺具体日期。
• 学习短语：“dispatched today”（今日寄出）、“feedback”（反馈）。
模板2：样品已寄出 + 使用说明附件
Dear [Customer's Name],
Your samples have been shipped via FedEx. Tracking number: FD987654321.
We’ve also attached a detailed user guide for your reference, which includes instructions on how to use, store, and test the samples properly.
If you have any questions during the testing process, feel free to contact us.
Looking forward to your reply.
Sincerely,
[Your Name]
✨中文翻译：
亲爱的[客户姓名]，
您的样品已通过联邦快递寄出，单号为：FD987654321。
我们还附上了一份详细的使用指南，供您参考，其中包含样品的正确使用、储存和测试方法。
如在测试过程中有任何疑问，欢迎随时联系我们。
期待您的回复。
此致，
[你的名字]
📌点评与重点：
• “shipped via”是“通过……寄送”的常用表达。
• “attached a detailed user guide”强调附件内容，提升专业性。
• “for your reference”是商务邮件高频短语，意为“供您参考”。
• 学习句型：“feel free to contact us”（欢迎随时联系）。
模板3：免费寄样通知（无费用）
Dear [Customer's Name],
We are happy to offer you the samples free of charge as part of our cooperation support. They were sent today by UPS. Tracking number: UP123456789.
No payment is required from your side. We hope you will be satisfied with the quality.
Please confirm receipt at your earliest convenience.
Best wishes,
[Your Name]
✨中文翻译：
亲爱的[客户姓名]，
我们很高兴为您提供免费样品，作为我们合作支持的一部分。样品已于今日通过UPS寄出，单号为：UP123456789。
您无需支付任何费用。希望您对产品质量满意。
请在方便时确认收货。
祝好，
[你的名字]
📌点评与重点：
• “free of charge”是“免费”的正式表达，比“for free”更专业。
• “as part of our cooperation support”体现合作诚意。
• “at your earliest convenience”是礼貌催促，比“please reply now”更得体。
• 重点词汇：“cooperation support”（合作支持）。
模板4：补寄样品（客户未收到）
Dear [Customer's Name],
We understand that you haven’t received the initial samples. We sincerely apologize for the inconvenience.
A new set has been resent today via TNT. Tracking number: TN555666777.
We will monitor the delivery closely and keep you updated.
Thank you for your patience.
Kind regards,
[Your Name]
✨中文翻译：
亲爱的[客户姓名]，
我们了解到您尚未收到最初的样品，对此造成的不便我们深表歉意。
我们已于今日通过TNT重新寄出一套样品，单号为：TN555666777。
我们将密切关注物流情况，并及时向您更新进展。
感谢您的耐心等待。
此致问候，
[你的名字]
📌点评与重点：
• “We understand that...” 表达共情，缓解客户情绪。
• “sincerely apologize”是正式道歉用语，增强可信度。
• “monitor the delivery closely”体现责任感。
• 学习表达：“initial samples”（最初寄出的样品）。
模板5：样品寄出 + 请求反馈
Dear [Customer's Name],
The samples have been shipped via SF Express. Tracking number: SF111222333.
We kindly ask you to test them upon arrival and share your evaluation with us within 7 days.
Your feedback is highly valuable for us to move forward with the next steps.
Thank you for your cooperation.
Best regards,
[Your Name]
✨中文翻译：
亲爱的[客户姓名]，
样品已通过顺丰快递寄出，单号为：SF111222333。
我们恳请您在收到后进行测试，并在7天内将评估结果反馈给我们。
您的反馈对我们推进下一步工作至关重要。
感谢您的配合。
此致敬礼，
[你的名字]
📌点评与重点：
• “We kindly ask you to...” 是礼貌提出请求的句型。
• “share your evaluation” 比“give feedback”更正式。
• “highly valuable” 强调反馈的重要性。
• 学习短语：“move forward with the next steps”（推进下一步）。
模板6：样品寄出 + 附报价单
Dear [Customer's Name],
We’ve sent the samples via EMS today. Tracking number: EM000111222.
Also attached is our latest quotation for your review. The prices are valid for 30 days.
Once you confirm the sample quality, we can proceed with a formal order.
Looking forward to your positive response.
Warm regards,
[Your Name]
✨中文翻译：
亲爱的[客户姓名]，
我们已于今日通过EMS寄出样品，单号为：EM000111222。
同时附上我们的最新报价单供您审阅，价格有效期为30天。
一旦您确认样品质量，我们即可安排正式订单。
期待您的积极回复。
顺致问候，
[你的名字]
📌点评与重点：
• “for your review” 是商务邮件中常见的附件说明。
• “prices are valid for 30 days” 明确报价有效期。
• “proceed with a formal order” 是“下正式订单”的专业表达。
• 学习句型：“Looking forward to your positive response.”
模板7：样品寄出 + 提醒清关文件
Dear [Customer's Name],
Your samples have been shipped via DHL Express. Tracking number: DL999888777.
Please note that the commercial invoice has been included in the package for customs clearance.
Kindly assist with the local customs process if required.
Let us know if you need any additional documents.
Best regards,
[Your Name]
✨中文翻译：
亲爱的[客户姓名]，
您的样品已通过DHL快递寄出，单号为：DL999888777。
请注意，商业发票已随包裹寄出，用于清关。
如需协助当地清关流程，请予以配合。
如需其他文件，请随时告知。
此致敬礼，
[你的名字]
📌点评与重点：
• “commercial invoice” 是“商业发票”的标准术语。
• “for customs clearance” 说明文件用途。
• “Kindly assist with...” 是礼貌请求协助的表达。
• 重点词汇：“local customs process”（当地清关流程）。
模板8：样品寄出 + 限量说明
Dear [Customer's Name],
We’ve sent one set of samples via UPS today. Tracking number: UP222333444.
Please note that due to limited stock, we can only provide one set per customer.
We hope this helps you evaluate our product quality.
Thank you for your understanding.
Sincerely,
[Your Name]
✨中文翻译：
亲爱的[客户姓名]，
我们已于今日通过UPS寄出一套样品，单号为：UP222333444。
请注意，由于库存有限，每位客户仅可领取一套样品。
希望这能帮助您评估我们的产品质量。
感谢您的理解。
此致，
[你的名字]
📌点评与重点：
• “due to limited stock” 是解释原因的常用句型。
• “one set per customer” 明确限制条件。
• “evaluate our product quality” 是专业表达。
• 学习短语：“Thank you for your understanding.”（感谢理解）。
模板9：样品寄出 + 预约视频会议
Dear [Customer's Name],
Your samples have been shipped via FedEx today. Tracking number: FD777666555.
We would like to schedule a short online meeting next week to discuss your initial thoughts and answer any questions.
Please let us know your available time slots.
We look forward to connecting with you.
Best regards,
[Your Name]
✨中文翻译：
亲爱的[客户姓名]，
您的样品已于今日通过联邦快递寄出，单号为：FD777666555。
我们希望下周安排一次简短的线上会议，讨论您的初步看法并解答疑问。
请告知您方便的时间段。
期待与您交流。
此致敬礼，
[你的名字]
📌点评与重点：
• “schedule a short online meeting” 是安排会议的标准表达。
• “initial thoughts” 指初步意见，适合样品反馈场景。
• “available time slots” 是询问时间的礼貌说法。
• 学习句型：“We look forward to connecting with you.”