导读：如何专业又不失礼貌地催款？
在国际商务合作中，遇到客户延迟付款是常见问题。但如何用英文写一封既专业又不伤和气的催款邮件，是许多职场人士的难题。直接催促显得咄咄逼人，过于委婉又可能被忽视。本文为你精心整理6个不同情境下的英文催款邮件模板，涵盖初次提醒、二次跟进、临近截止日等多种场景，每封邮件均附带中文翻译、使用点评与重点词汇标注，帮助你在维护客户关系的同时，高效收回账款。
模板一：初次提醒（付款到期后3-5天）
📤Subject: Friendly Reminder: Invoice #INV-1234 Overdue
Dear Mr. Thompson,
I hope this message finds you well. I’m writing to kindly remind you that payment for Invoice #INV-1234, amounting to $2,500, was due on June 1st. As of today, we have not yet received the payment.
Could you please confirm when we can expect the transfer? If there are any issues or questions regarding the invoice, please don’t hesitate to let us know.
Thank you for your attention, and we appreciate your prompt response.
Best regards,
Linda Chen
Accounts Manager
📤主题：友情提醒：发票编号#INV-1234已逾期未付
尊敬的汤普森先生：
您好！希望您一切顺利。我写此邮件是想温馨提醒您，编号为#INV-1234的发票（金额为2,500美元）已于6月1日到期，但我们尚未收到付款。
请问您能否确认一下款项何时到账？如对发票内容有任何疑问或问题，请随时告知。
感谢您的关注，期待您的及时回复。
此致
敬礼！
财务经理 Linda Chen
✍️点评与重点：
- 使用“friendly reminder”（温馨提醒）开头，语气友好，避免对立。
- “I hope this message finds you well” 是商务邮件常用开场白，体现尊重。
- “Could you please…” 比 “You should…” 更礼貌，建议多用于请求类表达。
- 重点词汇：overdue（逾期），amounting to（金额为），don’t hesitate to（请随时）。
模板二：二次跟进（逾期10-14天）
📤Subject: Follow-up on Overdue Payment – Invoice #INV-1234
Dear Mr. Thompson,
I’m following up on my previous email regarding Invoice #INV-1234, which remains unpaid as of today. The payment was due on June 1st, and we have not yet received confirmation of transfer.
We understand that oversights can happen, but we would appreciate it if you could settle the amount of $2,500 at your earliest convenience. Please let us know if there is any delay on your end or if additional documentation is required.
Looking forward to your reply.
Best regards,
Linda Chen
Accounts Manager
📤主题：关于逾期付款事宜的跟进——发票编号：INV-1234
尊敬的汤普森先生：
我在此跟进此前关于发票#INV-1234的邮件。截至目前，该发票仍未付款。款项原定于6月1日支付，但我们尚未收到转账确认。
我们理解偶尔会有疏忽，但仍希望您能尽快安排支付2,500美元。如您这边存在延迟，或需要额外文件，请及时告知。
期待您的回复。
此致
敬礼！
财务经理 Linda Chen
✍️点评与重点：
- “I’m following up on…” 是标准的二次跟进句式，清晰表明邮件目的。
- “We understand that oversights can happen” 表达理解，缓和语气，避免让对方产生抵触情绪。
- “at your earliest convenience” 比 “immediately” 更委婉，但仍有紧迫感。
- 重点短语：follow up（跟进），settle the amount（结清款项），at your earliest convenience（尽快）。
模板三：临近最终期限（逾期20天，设定最后期限）
📤Subject: Final Notice: Payment Due Immediately for Invoice #INV-1234
Dear Mr. Thompson,
This is a final reminder that payment of $2,500 for Invoice #INV-1234 is now significantly overdue. Despite our previous communications, we have not received the payment or any update from your side.
We kindly request that you settle the outstanding amount by July 10th. Failure to do so may result in the suspension of future services or further action.
Please contact us immediately if there are any unresolved issues. We hope to resolve this matter amicably.
Sincerely,
Linda Chen
Accounts Manager
📤主题：最终通知：发票编号#INV-1234对应的款项需立即支付
尊敬的汤普森先生：
此为最后提醒：发票#INV-1234的2,500美元款项已严重逾期。尽管我们此前已多次联系，但仍未能收到付款或任何反馈。
我们恳请您务必于7月10日之前结清欠款。若未能按时支付，可能导致后续服务暂停或采取进一步措施。
如有未解决的问题，请立即与我们联系。我们希望友好解决此事。
此致
敬礼！
财务经理 Linda Chen
✍️点评与重点：
- “Final reminder” 和 “significantly overdue” 强调严重性，但整体语气仍保持专业。
- 明确设定最后期限（July 10th），增强紧迫感。
- “Failure to do so may result in…” 是温和但坚定的后果提示，避免威胁感。
- 重点表达：outstanding amount（未付金额），suspension of services（服务暂停），resolve amicably（友好解决）。
模板四：客户已承诺付款但未兑现
📤Subject: Follow-up on Your Payment Commitment – Invoice #INV-1234
Dear Mr. Thompson,
Thank you for your message on June 25th, in which you confirmed that the payment for Invoice #INV-1234 would be processed by June 30th. However, we have not yet received the funds.
Could you please provide an update on the current status? We value our partnership and hope to avoid any further delays.
Please let us know when we can expect the payment. Your prompt response is appreciated.
Best regards,
Linda Chen
Accounts Manager
📤主题：关于您的付款承诺的后续事宜——发票编号：INV-1234
尊敬的汤普森先生：
感谢您6月25日的来信，您在信中确认发票#INV-1234的款项将于6月30日前处理。然而，我们至今仍未收到款项。
请问您能否更新一下当前进度？我们重视双方的合作关系，希望避免进一步延误。
请告知我们何时可以收到付款。感谢您的及时回复。
此致
敬礼！
财务经理 Linda Chen
✍️点评与重点：
- 引用客户之前的承诺，增强催款的正当性。
- “We value our partnership” 表达重视关系，软化催款语气。
- 用“provide an update”替代“why haven’t you paid?”，更专业。
- 重点句型：confirmed that… would be processed（确认…将被处理），avoid any further delays（避免进一步延误）。
模板五：因技术问题导致延迟（客户已说明原因）
📤Subject: Acknowledgment of Payment Delay – Thank You for Your Update
Dear Mr. Thompson,
Thank you for informing us about the internal processing delay on your end. We appreciate your transparency and understanding of the importance of timely payments.
We acknowledge your request for an extension and confirm that we will accept the payment by July 15th. Please ensure the transfer is completed by then to avoid any service interruptions.
Should you need any supporting documents from our side, feel free to reach out.
Best regards,
Linda Chen
Accounts Manager
📤主题：关于付款延迟的确认事宜——感谢您及时告知我们相关情况
尊敬的汤普森先生：
感谢您告知我们贵方内部处理延迟的情况。我们感谢您的坦诚，也理解及时付款的重要性。
我们已知悉您申请延期的请求，并确认将于7月15日之前接受付款。请确保届时完成转账，以免影响服务。
如需我方提供任何支持文件，请随时联系。
此致
敬礼！
财务经理 Linda Chen
✍️点评与重点：
- 以感谢开头，体现合作态度，增强客户好感。
- “appreciate your transparency” 表达对客户坦诚的肯定。
- 明确接受延期但设定新截止日，保持控制力。
- 重点表达：internal processing delay（内部处理延迟），extension（延期），service interruptions（服务中断）。
模板六：长期未回应，需升级沟通
📤Subject: Urgent: Unresolved Payment for Invoice #INV-1234
Dear Mr. Thompson,
We have made multiple attempts to contact you regarding the outstanding payment of $2,500 for Invoice #INV-1234, but have not received any response.
This matter is now urgent. Please settle the invoice by July 5th, or we will have no choice but to escalate this issue to our legal department for further action.
We hope to resolve this without escalation and look forward to your immediate attention.
Sincerely,
Linda Chen
Accounts Manager
📤主题：紧急事项：发票编号#INV-1234对应的款项仍未支付
尊敬的汤普森先生：
我们已多次就发票#INV-1234的2,500美元未付款项与您联系，但至今未收到任何回复。
此事现已紧急。请务必于7月5日之前结清发票，否则我们将不得不把此事移交法务部门采取进一步措施。
我们希望无需升级处理，期待您立即关注此事。
此致
敬礼！
财务经理 Linda Chen
✍️点评与重点：
- 适用于多次无回应的情况，语气正式且坚决。
- “multiple attempts” 强调己方已尽责。
- “have no choice but to…” 表明行动是被迫的，减少敌意。
- “escalate to legal department” 是常见但有力的最后手段表达。
- 重点词汇：outstanding payment（未付款项），escalate（升级处理），without escalation（无需升级）。
结语：催款邮件的关键在于“专业+尊重”
一封成功的催款邮件，不在于措辞强硬，而在于传递清晰的信息同时维护客户关系。以上6个模板覆盖了从温和提醒到正式警告的全过程，语言地道、结构清晰，适合不同阶段使用。建议根据实际情况灵活调整内容，并始终保持礼貌与专业。掌握这些表达，让你在国际商务沟通中游刃有余。