导读：掌握外贸邮件沟通，从模板开始
在国际贸易中，一封专业、清晰、礼貌的英文邮件往往是促成合作的第一步。从客户初次询盘，到报价、谈判、确认订单，再到最终成交，每一个环节都离不开高效的邮件沟通。本文精心整理了7个外贸全流程中最具代表性的英文邮件模板，每一封都配有中文翻译、重点解析与使用建议，帮助你提升英文写作能力，增强客户信任，顺利推动交易达成。
1. 回复客户初次询盘（Initial Inquiry Response）
📤Subject: Thank You for Your Inquiry – Product Quotation Attached
Dear Mr. Smith,
Thank you for your inquiry regarding our eco-friendly water bottles. We appreciate your interest in our products.
As requested, please find the product catalog and detailed quotation attached. The prices are based on FOB Shanghai, with a minimum order quantity (MOQ) of 500 units.
If you have any further questions or need samples, feel free to let us know. We look forward to the possibility of working together.
Best regards,
Lucy Chen
Sales Manager
📤主题：感谢您的询盘——产品报价已附
亲爱的史密斯先生：
感谢您对我们环保水杯产品的询盘。我们非常感谢您对我们产品的关注。
如您所要求，随信附上产品目录及详细报价单。报价基于上海港离岸价（FOB），最低起订量为500件。
若您有任何其他问题或需要样品，请随时告知。我们期待与您合作的机会。
此致
销售经理 陈露
✍️点评与重点：
- 使用“Thank you for your inquiry”开头，礼貌且专业。
- 明确说明报价条款（FOB）和MOQ，避免后续误解。
- 主动提出可提供样品，增加客户信任感。
- 重点词汇：inquiry（询盘）、quotation（报价）、MOQ（最低起订量）、FOB（离岸价）
2. 发送产品报价单（Sending Quotation）
📤Subject: Quotation for LED Lighting Products – Ref: QT-2025-031
Dear Ms. Johnson,
Following our conversation yesterday, I’m pleased to send you the official quotation for the LED strip lights as discussed.
The unit price is USD 8.50 per meter, with a 10% discount for orders over 1,000 meters. Payment terms: 30% deposit, 70% before shipment.
Lead time: 15 working days after confirmation. All products come with a 2-year warranty.
Please review the attached quotation and let me know if you’d like to proceed.
Warm regards,
David Wang
Export Sales
📤主题：LED照明产品报价单——参考号：QT-2025-031
亲爱的约翰逊女士：
根据我们昨天的沟通，现很高兴向您发送此前讨论的LED灯带的正式报价。
单价为每米8.50美元，订购超过1000米可享9折优惠。付款方式：30%预付款，发货前付清70%。
交货期：确认订单后15个工作日。所有产品提供两年质保。
请查阅附件中的报价单，并告知我们是否准备推进订单。
此致问候
外贸销售 戴维·王
✍️点评与重点：
- 标题中加入报价编号，便于客户归档和后续跟进。
- 明确价格、折扣、付款方式和交货期，信息完整。
- 提及质保，增强客户信心。
- 重点句型："I’m pleased to send you..."（我很高兴发送……）；"Please review and let me know..."（请审阅并告知……）
3. 跟进未回复的客户（Follow-up Email）
📤Subject: Following Up on Our Quotation – Any Questions?
Dear Mr. Brown,
I hope this email finds you well. I’m writing to follow up on the quotation we sent last week for the solar chargers.
I understand you may be busy, but I’d appreciate it if you could let me know if you have any questions or need further details.
We currently have special pricing for orders confirmed before April 10th. I’d be happy to assist with sample arrangements or customization options.
Looking forward to your reply.
Best regards,
Anna Liu
International Sales
📤主题：跟进此前报价——您有问题吗？
亲爱的布朗先生：
希望您一切安好。我写此邮件是想跟进上周发送的太阳能充电器报价单。
我理解您可能较忙，但若您有任何疑问或需要更多细节，敬请告知。
目前在4月10日前确认订单可享特别价格。我也很乐意为您安排样品或提供定制方案。
期待您的回复。
此致
国际销售 刘安娜
✍️点评与重点：
- 语气友好，避免催促感，使用“I understand...”表示理解。
- 引入限时优惠，制造紧迫感，促进决策。
- 主动提供帮助，体现服务意识。
- 重点短语：follow up（跟进）、special pricing（特别价格）、customization options（定制选项）
4. 确认订单细节（Order Confirmation）
📤Subject: Confirmed: Your Order #OD-2025-078 Has Been Processed
Dear Ms. Taylor,
Thank you for placing your order with us. We’re pleased to confirm that your order for 2,000 units of Bluetooth earbuds has been successfully processed.
Order Details:
- Product: Wireless Earbuds Model X7
- Quantity: 2,000 pcs
- Unit Price: USD 12.00
- Total Amount: USD 24,000.00
- Payment: 30% received, balance due before shipment
- Estimated Shipment Date: May 5, 2025
We will send production updates and photos for your approval before packaging.
Should you have any changes, please inform us within 48 hours.
Sincerely,
Michael Zhang
Order Coordinator
📤主题：已确认：您的订单 #OD-2025-078 已处理
亲爱的泰勒女士：
感谢您向我们下单。我们很高兴确认，您订购的2000件蓝牙耳机订单已成功处理。
订单详情：
- 产品：无线耳机 X7 型号
- 数量：2000件
- 单价：12.00美元
- 总金额：24,000.00美元
- 付款：已收30%预付款，余款发货前付清
- 预计发货日期：2025年5月5日
我们将在包装前发送生产进度和产品照片供您确认。
如有任何变更，请在48小时内通知我们。
此致
订单协调员 张明杰
✍️点评与重点：
- 使用“Confirmed”增强客户安全感。
- 以列表形式清晰呈现订单信息，便于阅读。
- 提前说明将提供生产照片，体现透明度。
- 重点结构：使用项目符号（-）列出关键信息，提升可读性。
5. 请求客户支付尾款（Request for Balance Payment）
📤Subject: Reminder: Final Payment for Order #OD-2025-078 Due Soon
Dear Ms. Taylor,
I hope you’re doing well. This is a friendly reminder that the remaining balance of USD 16,800.00 for your order #OD-2025-078 is due before shipment.
Production is complete, and the goods are ready for inspection. Once we receive the final payment, we will arrange shipment immediately.
Please send the payment receipt to us so we can proceed without delay.
Thank you for your cooperation.
Best regards,
Michael Zhang
Order Coordinator
📤主题：提醒：订单 #OD-2025-078 尾款即将到期
亲爱的泰勒女士：
希望您一切顺利。此邮件是温馨提醒，您订单 #OD-2025-078 的尾款16,800.00美元需在发货前支付。
生产已完成，货物已备妥待检。收到尾款后，我们将立即安排发货。
请将付款凭证发送给我们，以便我们及时推进流程。
感谢您的配合。
此致
订单协调员 张明杰
✍️点评与重点：
- 使用“friendly reminder”避免显得强硬。
- 强调“货物已备妥”，激励客户尽快付款。
- 明确要求发送付款凭证，确保流程顺畅。
- 重点表达："remaining balance"（尾款）、"ready for inspection"（待检）、"proceed without delay"（无延迟推进）
6. 通知客户货物已发货（Shipment Notification）
📤Subject: Shipment Update: Your Order #OD-2025-078 Has Been Shipped
Dear Ms. Taylor,
We are pleased to inform you that your order #OD-2025-078 has been shipped today via sea freight.
Shipping Details:
- Vessel Name: Ocean Star V.2503
- Departure: Shanghai Port, May 5, 2025
- Estimated Arrival: Los Angeles Port, May 25, 2025
- Bill of Lading No.: BL20250505-USA
Attached are the packing list, commercial invoice, and bill of lading for your records.
We hope everything arrives in perfect condition. Please let us know once the goods are received.
Thank you for your business!
Warm regards,
Michael Zhang
Order Coordinator
📤主题：发货通知：您的订单 #OD-2025-078 已发货
亲爱的泰勒女士：
我们很高兴通知您，您的订单 #OD-2025-078 已于今日通过海运发出。
运输详情：
- 船名：Ocean Star V.2503
- 起运港：上海港，2025年5月5日
- 预计到达：洛杉矶港，2025年5月25日
- 提单号：BL20250505-USA
随信附上装箱单、商业发票和提单，供您存档。
希望货物能完好无损地抵达。收货后请告知我们。
感谢您的合作！
此致问候
订单协调员 张明杰
✍️点评与重点：
- 使用“pleased to inform”传递积极情绪。
- 提供完整物流信息，增强客户掌控感。
- 附上关键单据，体现专业性。
- 重点术语：sea freight（海运）、bill of lading（提单）、commercial invoice（商业发票）
7. 成交后维护客户关系（Post-Sale Follow-up）
📤Subject: Thank You for Your Order – How Was Your Experience?
Dear Ms. Taylor,
I hope the goods have arrived safely and met your expectations.
On behalf of our team, I’d like to thank you for choosing our products. We truly value your business.
We’d love to hear your feedback on the product quality, packaging, and service. Your input helps us improve.
Also, if you’re planning future orders, we’d be happy to offer you priority support and special pricing.
Looking forward to continuing our partnership.
Best wishes,
Michael Zhang
Customer Success Manager
📤主题：感谢您的订单——使用体验如何？
亲爱的泰勒女士：
希望货物已安全抵达，并符合您的期望。
我代表团队感谢您选择我们的产品。我们非常重视与您的合作。
我们非常希望了解您对产品质量、包装和服务的反馈。您的意见将帮助我们不断改进。
此外，若您有后续采购计划，我们将为您提供优先支持和特别价格。
期待与您持续合作。
此致祝福
客户成功经理 张明杰
✍️点评与重点：
- 成交后及时跟进，提升客户满意度。
- 主动征求反馈，展现改进意愿。
- 暗示未来合作优惠，促进复购。
- 关键表达："value your business"（重视您的业务）、"priority support"（优先支持）、"continuing our partnership"（持续合作）
结语：模板是工具，沟通是艺术
以上7个英文邮件模板覆盖了外贸交易的核心流程，从初次接触到长期维护，每一封都体现了专业性、清晰度与客户关怀。建议读者在实际使用中根据具体情境灵活调整，避免生搬硬套。同时，持续积累行业术语和表达方式，才能真正提升英文沟通能力，在国际舞台上赢得更多机会。