导读：掌握高频邮件模板，提升服装外贸沟通效率
在服装外贸行业中，与海外客户进行专业、清晰、礼貌的英文邮件沟通至关重要。一封结构完整、表达准确的邮件不仅能建立信任，还能加速订单进程。本文精选10个服装外贸中高频使用的英文邮件模板，涵盖从客户询盘到订单确认的多个关键环节。每个模板均提供中英双语对照、实用翻译及重点点评，帮助读者快速掌握行业表达，提升英语写作与业务沟通能力。
1. 回复客户初步询盘（Initial Inquiry Reply）
📤Subject: Re: Inquiry about Your Apparel Products
Dear Mr. Johnson,
Thank you for your interest in our apparel products. We are a professional manufacturer specializing in women's fashion wear, including dresses, blouses, and outerwear.
We would be happy to provide you with our latest catalog and price list. Could you please let us know your target market, preferred styles, and estimated order quantity? This will help us offer more tailored suggestions.
Looking forward to your reply.
Best regards,
Linda Wang
Export Sales Manager
📤主题：关于您对服装产品的询盘回复
尊敬的约翰逊先生：
感谢您对我们服装产品的关注。我们是一家专业生产女装的制造商，主要产品包括连衣裙、上衣和外套。
我们很乐意为您提供最新的产品目录和报价单。请您告知目标市场、偏好的款式以及预计订购数量，以便我们提供更精准的推荐。
期待您的回复。
此致
王琳
出口销售经理
📌点评与重点：
- 使用“Thank you for your interest”开头，礼貌且专业。
- 主动提供资料（catalog, price list），展现服务意识。
- 通过提问了解客户需求（target market, order quantity），为后续报价做准备。
- 重点词汇：inquiry（询盘）、catalog（目录）、tailored suggestions（定制化建议）
2. 发送产品报价单（Sending Quotation）
📤Subject: Quotation for Women's Cotton Dresses - Ref: WD2024
Dear Sarah,
As requested, please find attached our detailed quotation for women's cotton dresses (Style No. WD2024).
Price: USD 18.50 per piece, FOB Shanghai
MOQ: 500 pieces per color
Delivery Time: 45 days after order confirmation
Payment Terms: 30% deposit, 70% before shipment
Should you have any questions or need further information, please don’t hesitate to contact me.
Best regards,
Linda Wang
📤主题：女士棉质连衣裙报价单 - 参考号：WD2024
亲爱的莎拉：
根据您的要求，随附女士棉质连衣裙（货号WD2024）的详细报价单。
价格：每件18.50美元，上海港离岸价
最小起订量：每色500件
交货期：订单确认后45天
付款方式：30%定金，70%发货前付清
如有任何问题或需要更多信息，请随时与我联系。
此致
王琳
📌点评与重点：
- 邮件主题清晰标注产品和参考编号，便于客户查找。
- 报价包含关键要素：价格、MOQ、交期、付款方式，信息完整。
- 使用“as requested”体现响应及时性。
- 重点术语：FOB（离岸价）、MOQ（最小起订量）、deposit（定金）
3. 安排寄送样品（Arranging Sample Shipment）
📤Subject: Sample Shipment Confirmation for Style No. BL105
Dear Tom,
We are pleased to inform you that the requested samples (Style No. BL105, 2 colors) are ready for shipment.
We will send them via DHL today, and the tracking number is 1234567890. You should receive them within 3-5 business days.
Please confirm receipt and let us know your feedback. We look forward to your potential order.
Best regards,
Linda Wang
📤主题：货号BL105样品寄送确认
亲爱的汤姆：
我们很高兴通知您，您所要求的样品（货号BL105，两种颜色）已准备寄出。
我们今天将通过DHL寄出，运单号为1234567890，预计3-5个工作日内送达。
请确认收货并告知您的反馈意见。期待您的潜在订单。
此致
王琳
📌点评与重点：
- 使用“pleased to inform”传递积极情绪。
- 明确物流方式（DHL）和预计时效，增强客户信心。
- 提供运单号，方便客户追踪。
- 重点表达：sample shipment（样品寄送）、tracking number（运单号）、feedback（反馈）
4. 跟进样品反馈（Following Up on Sample Feedback）
📤Subject: Follow-up on Sample Feedback for Style BL105
Dear Tom,
I hope you have received the samples we sent last week. Could you please share your feedback on the quality, fit, and color?
We are ready to proceed with bulk production upon your approval. If any modifications are needed, we can discuss them promptly.
Looking forward to your reply.
Best regards,
Linda Wang
📤主题：关于BL105样品反馈的跟进
亲爱的汤姆：
希望您已收到我们上周寄出的样品。请您分享一下对品质、版型和颜色的反馈？
一旦您确认，我们即可安排大货生产。如需修改，我们也可立即讨论。
期待您的回复。
此致
王琳
📌点评与重点：
- 使用“I hope you have received”自然过渡，避免生硬催促。
- 明确询问反馈维度：quality, fit, color，引导客户具体回复。
- 表达生产准备就绪，体现响应速度。
- 重点短语：bulk production（大货生产）、proceed with（推进）、modifications（修改）
5. 确认订单细节（Confirming Order Details）
📤Subject: Order Confirmation - PO#20240415
Dear Sarah,
Thank you for your order. Please find below the confirmed details:
- Product: Women's Cotton Dress (Style WD2024)
- Quantity: 2,000 pcs (1,000 pcs in Blue, 1,000 pcs in Black)
- Unit Price: USD 18.50
- Total Amount: USD 37,000
- Delivery: 45 days after deposit received
- Payment: 30% deposit by T/T, balance before shipment
Please confirm if everything is correct. We will issue the Proforma Invoice shortly.
Best regards,
Linda Wang
📤主题：订单确认 - 采购单号#20240415
亲爱的莎拉：
感谢您的订单。以下是确认的订单细节：
- 产品：女士棉质连衣裙（货号WD2024）
- 数量：2000件（蓝色1000件，黑色1000件）
- 单价：18.50美元
- 总金额：37,000美元
- 交货期：收到定金后45天
- 付款方式：30%电汇定金，余款发货前付清
请确认信息是否正确。我们将尽快发送形式发票。
此致
王琳
📌点评与重点：
- 使用列表形式呈现信息，清晰易读。
- 包含所有关键交易条款，避免后续争议。
- “Proforma Invoice”（形式发票）是外贸常用术语，用于客户申请付款或进口许可。
- 重点结构：使用破折号（-）列出项目，逻辑清晰
6. 请求客户支付定金（Request for Deposit Payment）
📤Subject: Request for Deposit Payment - Order #20240415
Dear Sarah,
We have prepared the Proforma Invoice for your order (Ref: PI-20240415). Please find it attached.
To proceed with production, we kindly request the 30% deposit payment as per our agreed terms. Once we receive the payment, we will start material sourcing and production scheduling.
Please let us know the payment date and provide the remittance advice.
Thank you for your cooperation.
Best regards,
Linda Wang
📤主题：请求支付定金 - 订单号#20240415
亲爱的莎拉：
我们已为您准备形式发票（参考号：PI-20240415），随附文件请查收。
为启动生产，恳请您按约定支付30%的定金。收到款项后，我们将立即开始采购原材料并安排生产计划。
请告知付款日期并提供汇款凭证。
感谢您的配合。
此致
王琳
📌点评与重点：
- “kindly request”语气礼貌，适合催款场景。
- 解释定金用途（material sourcing, production scheduling），增强客户信任。
- 要求提供“remittance advice”（汇款凭证），便于财务核对。
- 重点表达：proceed with production（启动生产）、remittance advice（汇款通知）
7. 通知生产进度（Updating Production Progress）
📤Subject: Production Update - Order #20240415
Dear Sarah,
We would like to update you on your order status.
As of today, cutting and sewing are 60% complete. We expect to finish production by [Date] and begin packing and final inspection shortly after.
We will send photos of the finished goods for your review before shipment.
Should you have any special packaging requirements, please let us know as soon as possible.
Best regards,
Linda Wang
📤主题：生产进度更新 - 订单号#20240415
亲爱的莎拉：
现向您更新订单生产进度。
截至目前，裁剪和缝制已完成60%。预计将于[日期]完成生产，随后开始包装和最终检验。
发货前，我们将发送成品照片供您审核。
如有特殊包装要求，请尽快告知。
此致
王琳
📌点评与重点：
- 主动更新进度，体现专业服务。
- 使用具体百分比（60%）增强可信度。
- 提前说明将发送照片审核，避免争议。
- 重点词汇：cutting and sewing（裁剪与缝制）、final inspection（最终检验）、finished goods（成品）
8. 安排发货并通知客户（Arranging Shipment & Notification）
📤Subject: Shipment Arranged - Order #20240415
Dear Sarah,
We are pleased to inform you that your order has been completed and packed.
Shipment Details:
- Carrier: COSCO Shipping
- Vessel: COSCO YANTIAN V.123W
- ETD: May 10, 2024
- ETA: May 25, 2024
- Bill of Lading No.: COSCO123456789
Attached please find the packing list and B/L copy for your reference.
We will notify you once the goods are loaded.
Best regards,
Linda Wang
📤主题：已安排发货 - 订单号#20240415
亲爱的莎拉：
我们很高兴通知您，您的订单已完成并包装完毕。
发货详情如下：
- 承运公司：中远海运
- 船名航次：COSCO YANTIAN V.123W
- 预计离港日：2024年5月10日
- 预计到港日：2024年5月25日
- 提单号：COSCO123456789
随附装箱单和提单副本供您参考。
货物装船后我们将再次通知您。
此致
王琳
📌点评与重点：
- 使用“pleased to inform”传递积极情绪。
- 提供完整物流信息，便于客户清关和接货。
- 附件提供关键单据（packing list, B/L copy）。
- 重点术语：ETD（预计离港时间）、ETA（预计到港时间）、Bill of Lading（提单）
9. 请求客户确认收货（Requesting Delivery Confirmation）
📤Subject: Request for Delivery Confirmation - Order #20240415
Dear Sarah,
We understand your order arrived at your warehouse on May 25. Could you please confirm receipt and let us know if everything is in order?
Your feedback is valuable to us. We hope you are satisfied with the quality and service.
Looking forward to our next collaboration.
Best regards,
Linda Wang
📤主题：请求确认收货 - 订单号#20240415
亲爱的莎拉：
我们了解到您的订单已于5月25日抵达贵司仓库。请您确认收货，并告知货物是否完好无损？
您的反馈对我们非常重要。希望您对产品质量和服务感到满意。
期待下一次合作。
此致
王琳
📌点评与重点：
- 使用“we understand”自然引出话题，避免质问语气。
- 强调客户反馈的重要性，提升服务形象。
- 结尾表达合作意愿，维护客户关系。
- 重点表达：confirm receipt（确认收货）、in order（完好无损）、valuable feedback（宝贵反馈）
10. 感谢客户并邀请再次合作（Thank You & Future Collaboration）
📤Subject: Thank You for Your Order!
Dear Sarah,
Thank you for your recent order and continued trust in our products.
We truly value our partnership and are committed to providing high-quality apparel and reliable service.
If you have any new requirements or upcoming projects, please feel free to reach out. We are always here to support you.
Wishing you great success in your business!
Warm regards,
Linda Wang
📤主题：感谢您的订单！
亲爱的莎拉：
感谢您最近的订单以及对我们产品的持续信任。
我们非常重视与您的合作关系，并致力于提供高质量的服装和可靠的服务。
如有新的需求或即将开展的项目，欢迎随时联系。我们将一如既往地支持您。
祝您生意兴隆！
此致
王琳
📌点评与重点：
- 以感谢开头，营造积极氛围。
- 强调“partnership”（合作关系）和“continued trust”（持续信任），增强客户归属感。
- 主动邀请未来合作，体现长期服务意识。
- 重点表达：continued trust（持续信任）、value our partnership（重视合作关系）、feel free to reach out（欢迎随时联系）