导读：样品寄出≠万事大吉，关键在后续跟进
在外贸或跨境业务中，寄出样品只是第一步。真正决定订单能否达成的关键，在于你如何跟进客户。很多卖家寄完样品后便陷入被动等待，结果错失良机。本文为你精心准备了6个高转化率的英文邮件模板，覆盖寄出通知、首次跟进、二次提醒、客户沉默应对等关键节点，每一封都精准拿捏客户心理，助你提升沟通效率与成交概率。所有模板均附中文翻译、使用场景说明与语言重点解析，适合英语学习者与外贸从业者同步提升语言与业务能力。
模板一：样品寄出通知（确认收货信息）
📤Subject: Sample Shipped – Tracking Number Attached
Dear [Customer's Name],
I hope this message finds you well. I’m writing to inform you that your requested sample has been shipped today via [Courier Name].
Below are the details:
- Tracking Number: [Number]
- Estimated Delivery: [Date]
- Shipping Method: [Express/Standard]
Please let me know once you receive it, and feel free to reach out if you have any questions. We look forward to your feedback!
Best regards,
[Your Name]
📤主题：样品已寄出，附上了追踪编号
亲爱的[客户姓名]，
您好！特此通知您，您所要求的样品已于今日通过[快递公司]寄出。
具体信息如下：
- 运单号码：[号码]
- 预计送达时间：[日期]
- 运输方式：[快递/普通]
收到后请告知我们，并欢迎随时提出任何问题。期待您的反馈！
此致问候，
[你的名字]
点评与重点：
✅ 这是寄出后的第一封邮件，核心是提供物流信息，建立专业形象。
✅ 使用“I hope this message finds you well”是商务邮件经典开场，礼貌且自然。
✅ 列出关键信息（运单号、预计时间）方便客户查阅，提升体验。
✅ “We look forward to your feedback” 暗示期待互动，为后续跟进铺垫。
模板二：首次跟进（样品预计到达后3天）
📤Subject: Did You Receive the Sample?
Hi [Customer's Name],
I hope you're doing well. I wanted to check if you’ve received the sample we sent on [Date].
We’d really appreciate it if you could share your initial thoughts. Is there anything specific you’d like to know about the product or packaging?
Looking forward to hearing from you.
Best regards,
[Your Name]
📤主题：您收到样品了吗？
嗨，[客户姓名]，
希望你一切顺利。想确认一下你是否已收到我们于[日期]寄出的样品？
如果你能分享初步看法，我们将非常感激。关于产品或包装，是否有特别想了解的地方？
期待你的回复。
此致敬礼，
[你的名字]
点评与重点：
✅ 使用“check if”语气轻松，避免压迫感，适合首次跟进。
✅ “We’d really appreciate it” 表达尊重与期待，增强客户回应意愿。
✅ 主动提出“是否有特别想了解的地方”，引导客户提问，打开对话窗口。
✅ 保持简洁，避免信息过载。
模板三：二次跟进（客户未回复，7天后）
📤Subject: Following Up on the Sample Feedback
Dear [Customer's Name],
I hope you're having a great week. I’m following up to see if you’ve had a chance to review the sample.
We understand you may be busy, but your feedback is very important to us as we aim to meet your requirements perfectly.
If you need additional samples, different colors, or any technical details, please don’t hesitate to let us know.
Looking forward to your reply.
Warm regards,
[Your Name]
📤主题：关于样本反馈的后续处理事宜
亲爱的[客户姓名]，
希望你本周一切顺利。特此跟进，想了解你是否已有机会查看样品。
我们理解你可能较忙，但你的反馈对我们非常重要，有助于我们精准满足你的需求。
如需更多样品、其他颜色或技术资料，请随时告知。
期待你的回复。
此致问候，
[你的名字]
点评与重点：
✅ “I’m following up” 是专业跟进的常用表达，语气正式但友好。
✅ 强调“your feedback is very important” 让客户感受到被重视。
✅ 提供额外支持（更多样品、颜色、资料），展示服务主动性。
✅ 使用“Warm regards”比“Best regards”更显亲切，适合已有一定沟通基础的客户。
模板四：推动决策（客户已反馈，但犹豫不决）
📤Subject: Ready to Move Forward with Your Order?
Hi [Customer's Name],
Thank you for your feedback on the sample – we’re glad to hear it met your expectations!
If you’re ready to proceed, we can prepare a formal quotation and discuss order details such as MOQ, pricing, and delivery timeline.
We also have limited stock for the current batch, so early confirmation would help secure your preferred specifications.
Let me know how I can assist further.
Best regards,
[Your Name]
📤主题：准备好继续执行您的订单了吗？
嗨，[客户姓名]，
感谢你对样品的反馈——很高兴得知样品符合你的期望！
如果你准备推进，我们可以提供正式报价，并讨论订单细节，如最小起订量、价格和交货时间。
此外，当前批次库存有限，尽早确认有助于锁定你所需规格。
请告诉我如何进一步协助你。
此致敬礼，
[你的名字]
点评与重点：
✅ 先肯定客户反馈，建立正向情绪（“glad to hear”）。
✅ 明确下一步行动：“prepare a formal quotation”，引导客户进入订单阶段。
✅ 使用“limited stock”制造轻微紧迫感，促进决策，但不过度施压。
✅ “Let me know how I can assist” 展现服务意识，降低客户心理防线。
模板五：应对沉默客户（14天未回复）
📤Subject: Checking In – Is the Sample Still of Interest?
Dear [Customer's Name],
I hope you're well. I wanted to gently check if the sample and product are still of interest to you.
If your plans have changed or you have any concerns, please feel free to let me know – we’re here to help.
Alternatively, if you’d like to pause the discussion, just let me know, and I’ll follow up again in a few weeks.
Thank you for your time.
Best regards,
[Your Name]
📤主题：再次确认一下——这个样本仍然具有研究价值吗？
亲爱的[客户姓名]，
希望你一切安好。想温和地确认一下，样品和产品是否仍符合你的需求？
如果计划有变或有任何顾虑，请随时告知——我们乐意协助。
或者，如果你想暂时搁置讨论，也请告知，我将在几周后再次跟进。
感谢你的时间。
此致敬礼，
[你的名字]
点评与重点：
✅ 使用“gently check”体现尊重，避免让客户感到被催促。
✅ 提供两种选择：“有顾虑”或“想暂停”，给予客户掌控感，提升好感。
✅ “we’re here to help” 强调支持态度，化解潜在拒绝的尴尬。
✅ 适合长期沉默客户，既保持联系，又不显得纠缠。
模板六：感谢反馈并推进合作
📤Subject: Great to Hear Your Feedback – Next Steps?
Hi [Customer's Name],
Thank you so much for your positive feedback on the sample – we’re excited about the possibility of working together!
To move forward, I can send you a detailed quotation and a sample report for your records.
Would you be available for a short call next week to discuss any final questions?
Looking forward to building a strong partnership.
Best regards,
[Your Name]
📤主题：很高兴听到您的反馈，下一步该怎么做呢？
嗨，[客户姓名]，
非常感谢你对样品的积极反馈——我们非常期待与你合作！
为推进合作，我可以为你发送详细报价单及样品报告存档。
下周你是否有时间进行一次简短通话，讨论最后的疑问？
期待建立长期合作关系。
此致敬礼，
[你的名字]
点评与重点：
✅ “Thank you so much” 和 “excited” 传递热情与感激，增强情感连接。
✅ 主动提出“send quotation and report”，展示专业与效率。
✅ 建议“short call”推动深入沟通，适合即将成交的客户。
✅ “building a strong partnership” 提升合作格局，让客户感受到长期价值。
总结：掌握节奏，用语言赢得信任
样品寄出后的跟进不是简单催促，而是一场心理与语言的双重博弈。这6个模板覆盖了从通知到成交的完整路径，每一封都注重语气、结构与策略。建议收藏并根据实际情况灵活调整称呼与细节。同时，通过学习这些地道表达，不仅能提升邮件转化率，还能显著增强你的商务英语写作能力。记住：好的跟进，是让客户觉得“你懂我”，而不是“你在追我”。