导读：外贸沟通从一封好邮件开始
在国际贸易中，一封专业、清晰、礼貌的英文邮件往往是赢得客户信任的第一步。无论是初次开发客户，还是跟进报价、处理订单问题，掌握高频邮件模板不仅能节省时间，还能提升你的职业形象。本文精选10个外贸人日常高频使用的英文邮件模板，每一封都配有精准中文翻译，并附上【重点提示】和【学习点评】，帮助你在实战中灵活运用，提升英语写作与商务沟通能力。
1. 初次开发客户邮件（Cold Email）
Dear Sir/Madam,
I hope this email finds you well. I am writing to introduce our company, which specializes in the manufacturing and export of eco-friendly packaging solutions. We have been serving clients in Europe and North America for over 8 years.
If you are currently sourcing sustainable packaging, I would be happy to send you our latest product catalog and price list. Looking forward to your reply.
Best regards,
Linda
✨中文翻译：
尊敬的先生/女士：
您好！冒昧打扰。我写信是想向您介绍我们公司，我们专注于环保包装产品的生产与出口，已为欧美客户稳定供货8年多。
如果您正在寻找可持续包装解决方案，我很乐意为您提供最新产品目录和报价单。期待您的回复！
此致
敬礼！
Linda
✅【重点提示】 使用“I hope this email finds you well”是礼貌开场，适用于正式邮件；“specializes in”突出专业性；“sourcing”是采购常用术语。
✅【学习点评】 开发信应简洁明了，突出优势，避免冗长。结尾用“Looking forward to your reply”表达期待但不强求，语气得体。
2. 回复客户询盘邮件
Dear Mr. Smith,
Thank you for your inquiry dated May 10th. We appreciate your interest in our solar-powered garden lights.
Please find attached our detailed quotation and product specifications. The MOQ is 500 units, and delivery can be arranged within 15 working days after order confirmation.
Should you have any questions, feel free to contact me.
Best regards,
Tom
✨中文翻译：
尊敬的史密斯先生：
感谢您5月10日的询盘，很高兴您对我们太阳能花园灯感兴趣。
随信附上详细报价单和产品规格书。最小起订量为500件，订单确认后15个工作日内可安排发货。
如有任何问题，欢迎随时联系我。
此致
敬礼！
Tom
✅【重点提示】 “inquiry”指客户询价；“MOQ”（Minimum Order Quantity）是外贸高频缩写；“delivery can be arranged”表达交货能力。
✅【学习点评】 回复询盘要迅速、专业，附件信息清晰，关键数据（如MOQ、交期）明确标注，增强客户信心。
3. 跟进报价邮件（第一次）
Dear Mr. Johnson,
I hope you are doing well. I’m following up on the quotation I sent last week for our LED display panels.
Have you had a chance to review it? I’d be happy to discuss any requirements or provide samples if needed.
Looking forward to your feedback.
Best regards,
Alice
✨中文翻译：
亲爱的约翰逊先生：
您好！希望您一切顺利。我写此邮件是想跟进上周发送的LED显示屏报价单。
您是否已查阅？如有任何需求或需要样品，我很乐意为您安排。
期待您的反馈！
此致
敬礼！
Alice
✅【重点提示】 “following up on”表示跟进某事；“Have you had a chance to...”语气委婉，避免催促感。
✅【学习点评】 跟进邮件不宜强硬，用“happy to”表达服务意愿，体现专业与耐心。
4. 跟进报价邮件（第二次，稍加强调）
Dear Mr. Johnson,
Just a gentle reminder regarding the quotation for LED display panels.
We understand you may be busy, but we’d appreciate it if you could let us know your decision by the end of this week, as we have other potential buyers interested.
Thank you for your attention.
Best regards,
Alice
✨中文翻译：
亲爱的约翰逊先生：
关于LED显示屏的报价单，特此温馨提醒。
我们理解您可能事务繁忙，但如能于本周末前告知决定，我们将非常感激，因已有其他买家表示兴趣。
感谢您的关注！
此致
敬礼！
Alice
✅【重点提示】 “gentle reminder”表示温和提醒；“potential buyers interested”制造轻微紧迫感，促进决策。
✅【学习点评】 第二次跟进可适度施加压力，但保持礼貌。“appreciate it if...”句型表达请求更委婉。
5. 提供样品请求邮件
Dear Ms. Brown,
Thank you for your interest in our organic cotton T-shirts. We’d be glad to send you free samples for quality evaluation.
Please provide your full shipping address and courier account number (e.g., DHL or FedEx).
We look forward to your confirmation.
Best regards,
David
✨中文翻译：
亲爱的布朗女士：
感谢您对我们有机棉T恤的关注。我们很乐意免费寄送样品供您质检。
请提供完整收货地址及快递账号（如DHL或FedEx）。
期待您的确认！
此致
敬礼！
David
✅【重点提示】 “quality evaluation”强调样品用于质量评估；“courier account number”是寄样常用要求，避免运费争议。
✅【学习点评】 提供样品是建立信任的关键步骤，邮件需明确客户需配合的信息，流程清晰。
6. 订单确认邮件
Dear Mr. Lee,
Thank you for placing Order No. 2024-0518 for 2,000 units of Bluetooth earbuds.
We confirm receipt of your 30% deposit. Production will begin immediately, and the estimated completion date is June 10th.
We will keep you updated on the progress.
Best regards,
Susan
✨中文翻译：
亲爱的李先生：
感谢您下达第2024-0518号订单，采购蓝牙耳机2000件。
我们已收到30%预付款，生产将立即启动，预计完成日期为6月10日。
我们将持续向您汇报生产进度。
此致
敬礼！
Susan
✅【重点提示】 “placing an order”表示下单；“deposit”指定金；“estimated completion date”是交期关键表达。
✅【学习点评】 确认订单邮件需包含订单号、付款状态、生产安排等核心信息，增强客户安全感。
7. 出货通知邮件
Dear Mr. Lee,
We are pleased to inform you that your order (No. 2024-0518) has been shipped today via sea freight.
BL number: COSCO123456789
Estimated time of arrival: June 25th
Attached is the packing list and bill of lading for your reference.
Thank you for your business!
Best regards,
Susan
✨中文翻译：
亲爱的李先生：
很高兴通知您，您的订单（2024-0518号）已于今日通过海运出货。
提单号：COSCO123456789
预计到港时间：6月25日
随附装箱单和提单供您参考。
感谢您的合作！
此致
敬礼！
Susan
✅【重点提示】 “shipped via sea freight”说明运输方式；“BL number”即提单号，是清关关键；“ETA”（Estimated Time of Arrival）常用缩写。
✅【学习点评】 出货通知是服务闭环的重要一环，信息完整有助于客户安排清关与收货。
8. 付款提醒邮件（逾期未付）
Dear Mr. Wilson,
We notice that the balance payment for Order No. 2024-0405 is still outstanding. The due date was May 5th.
Kindly arrange payment at your earliest convenience to avoid any delay in shipment.
Thank you for your prompt attention.
Best regards,
Julie
✨中文翻译：
亲爱的威尔逊先生：
我们注意到您第2024-0405号订单的尾款尚未支付，到期日为5月5日。
请尽快安排付款，以免影响发货进度。
感谢您的及时处理！
此致
敬礼！
Julie
✅【重点提示】 “outstanding”表示未结清；“due date”是到期日；“at your earliest convenience”是礼貌催促表达。
✅【学习点评】 催款邮件需保持专业与克制，避免情绪化，重点提醒后果（如延迟发货）以促行动。
9. 处理客户投诉邮件
Dear Ms. Taylor,
We sincerely apologize for the delay in your order delivery. We understand this has caused inconvenience, and we take full responsibility.
Our logistics partner experienced unexpected customs clearance issues. The package is now en route and expected to arrive by June 1st.
We will offer a 5% discount on your next order as compensation.
Thank you for your understanding.
Best regards,
Michael
✨中文翻译：
亲爱的泰勒女士：
对于您订单的延迟送达，我们深表歉意。我们理解这给您带来了不便，并对此负全部责任。
我们的物流伙伴遇到了意外的清关问题，目前包裹已在运输途中，预计6月1日前送达。
作为补偿，我们将在您下次订单中提供5%的折扣。
感谢您的理解！
此致
敬礼！
Michael
✅【重点提示】 “sincerely apologize”表达诚恳道歉；“take full responsibility”展现担当；“compensation”是赔偿关键词。
✅【学习点评】 处理投诉时，态度诚恳、解释清晰、提供补偿是三大要点，有助于挽回客户信任。
10. 维护老客户关系邮件（节日问候）
Dear Mr. Clark,
Wishing you and your team a joyful Christmas and a prosperous New Year!
Thank you for your continued trust and support throughout the year. We look forward to strengthening our partnership in 2025.
Warmest regards,
Emily
✨中文翻译：
亲爱的克拉克先生：
祝您和您的团队圣诞快乐，新年吉祥！
感谢您一年来的信任与支持，期待在2025年进一步深化合作。
诚挚问候！
Emily
✅【重点提示】 “continued trust and support”强调长期合作；“strengthening our partnership”表达发展意愿。
✅【学习点评】 节日问候是维护客户关系的低成本高回报方式，简短温馨即可，重在情感联结。