导读：掌握外贸沟通全流程，提升成单率
在国际商务交流中，一封专业、清晰且礼貌的英文邮件往往是促成合作的第一步。从客户初次询盘到最终确认订单，每一个环节的沟通都至关重要。本文精心整理了从询盘接收到成交确认的6个关键阶段英文邮件模板，每封邮件均配有准确中文翻译，并附有【重点点评】帮助读者理解语言亮点与商务礼仪，助力你高效沟通，提升转化率。
1. 回复客户询盘（Reply to Inquiry）
Dear [Customer's Name],
Thank you for your inquiry regarding our [Product Name]. We appreciate your interest and are pleased to provide you with the information you requested.
Please find the product specifications, pricing, and MOQ (Minimum Order Quantity) attached for your review. Should you have any further questions or require samples, feel free to let us know. We look forward to the possibility of working with you.
尊敬的[客户姓名]：
感谢您对我们[产品名称]的询盘。我们非常感谢您的关注，并很高兴为您提供所请求的信息。
随信附上产品规格、价格及最小起订量（MOQ）供您查阅。如您有任何其他问题或需要样品，请随时告知。我们期待与您合作的机会。
📌【重点点评】
• “Thank you for your inquiry” 是标准开场，礼貌得体。
• 使用“appreciate”比“thanks”更显正式。
• “MOQ” 是外贸常用缩写，建议首次出现时注明全称。
• 结尾表达合作意愿，积极但不强求。
2. 发送报价单（Sending Quotation）
Dear [Customer's Name],
As requested, please find our detailed quotation for [Product/Service] attached. The price is valid for 30 days from today’s date.
We offer competitive pricing and high-quality products with reliable delivery. If you would like to proceed with an order or discuss customization options, please don’t hesitate to contact us. We’re happy to assist.
尊敬的[客户姓名]：
根据您的要求，随信附上[产品/服务]的详细报价单。本报价自今日起30天内有效。
我们提供具有竞争力的价格、高质量的产品以及可靠的交货保障。如您有意下单或讨论定制方案，请随时与我们联系，我们将竭诚为您服务。
📌【重点点评】
• “as requested” 表明响应及时，体现专业性。
• 报价有效期（valid for 30 days）是关键信息，必须明确。
• “competitive pricing” 和 “reliable delivery” 是客户关心的核心卖点。
• 主动邀请下一步沟通，推动成交。
3. 跟进未回复客户（Follow-up Email）
Dear [Customer's Name],
I hope this email finds you well. I’m writing to follow up on the quotation we sent last week for [Product Name].
We understand you may be evaluating options, and we’d be happy to provide additional information, samples, or a virtual meeting to assist your decision. Please let us know how we can help.
尊敬的[客户姓名]：
希望您一切顺利！我写此邮件是想跟进上周发送给您的[产品名称]报价单。
我们理解您可能正在评估不同选项，如需更多信息、样品或安排线上会议协助决策，我们很乐意提供支持。请告知我们如何协助您。
📌【重点点评】
• “I hope this email finds you well” 是经典礼貌开场。
• “follow up” 是跟进邮件的核心动词，准确表达目的。
• 提供多种支持方式（samples, meeting），展现服务意识。
• 语气友好，避免催促感。
4. 确认订单细节（Confirming Order Details）
Dear [Customer's Name],
Thank you for your order! We’re excited to confirm the details below:
- Product: [Product Name]
- Quantity: [Number]
- Unit Price: [Price]
- Total Amount: [Total]
- Delivery Date: [Date]
Please review and confirm if everything is correct. Once confirmed, we’ll proceed with production.
尊敬的[客户姓名]：
感谢您的订单！我们很高兴确认以下订单细节：
- 产品：[产品名称]
- 数量：[数量]
- 单价：[价格]
- 总金额：[总额]
- 交货日期：[日期]
请核对信息是否正确。确认无误后，我们将立即安排生产。
📌【重点点评】
• 使用项目符号（-）清晰列出关键信息，便于客户核对。
• “excited to confirm” 传递积极情绪，增强客户体验。
• 明确下一步动作（proceed with production），推动流程。
• “review and confirm” 是标准确认用语。
5. 通知生产进度（Production Update）
Dear [Customer's Name],
We’re pleased to inform you that your order is currently in production. As of today, approximately 60% of the items have been completed.
We’ll keep you updated on the progress and notify you once the goods are ready for shipment. Please feel free to reach out if you have any questions.
尊敬的[客户姓名]：
我们很高兴通知您，您的订单目前已进入生产阶段。截至今日，约60%的产品已完成。
我们将持续向您汇报生产进度，并在货物准备发货时及时通知。如有任何疑问，欢迎随时联系。
📌【重点点评】
• “We’re pleased to inform you” 是通报好消息的标准句式。
• 提供具体进度（60%）增强可信度。
• 承诺后续更新，体现责任感。
• 主动开放沟通渠道，提升客户信任。
6. 成交确认与感谢（Order Completion & Thank You）
Dear [Customer's Name],
Your order has been successfully shipped and is on its way to you. The tracking number is [Number], and you can monitor the delivery status online.
Thank you for choosing us as your supplier. We truly value your business and look forward to serving you again in the future!
尊敬的[客户姓名]：
您的订单已成功发货，正在运往您处。运单号为[号码]，您可在线查询物流状态。
感谢您选择我们作为供应商。我们非常珍视与您的合作，期待未来再次为您服务！
📌【重点点评】
• “successfully shipped” 明确传达关键节点。
• 提供追踪号码（tracking number）是必要信息。
• “value your business” 是表达重视客户的高级表达。
• 结尾展望未来合作，为长期关系铺垫。
结语：善用模板，灵活表达
以上6个英文邮件模板覆盖了外贸交易的核心流程，语言简洁专业，适用于大多数国际商务场景。建议读者在实际使用时根据具体情境调整称呼、产品信息和语气，避免生搬硬套。同时，注意邮件格式规范（如主题行清晰、段落分明），将有助于提升企业形象与沟通效率。