导读：为什么外贸业务员需要英文邮件模板？
对于刚入行的外贸业务员来说，用英文与海外客户沟通常常是最大的挑战之一。一封得体、专业且表达清晰的邮件，不仅能提升客户信任感，还能显著提高成交率。然而，从零开始撰写每一封邮件既耗时又容易出错。
为此，我们整理了7个外贸工作中最常见场景的实用英文邮件模板，每一封都配有精准中文翻译，并附上写作要点点评，帮助你快速掌握商务英语邮件的核心技巧，轻松应对日常工作沟通。
1. 初次联系客户（Cold Email）
Dear [Client's Name],
I hope this email finds you well. My name is [Your Name], and I'm reaching out from [Your Company] to introduce our range of [Product/Service]. We specialize in high-quality [Industry/Niche] products that are popular in markets such as [Region/Country].
I believe our [Product] could be a great fit for your business. I’d love to send you our catalog and a sample price list for your review. Please let me know if you're interested.
Looking forward to your reply.
Best regards,
[Your Full Name]
[Your Position]
[Phone Number]
[Company Website]
✨中文翻译：
尊敬的[客户姓名]：
您好！我是[公司名称]的[你的名字]。冒昧联系您，是想向您介绍我们生产的[产品/服务]。我们专注于高品质的[行业/领域]产品，已在[地区/国家]市场广受欢迎。
我相信我们的[产品]可能非常适合贵公司的业务需求。如您有兴趣，我很乐意发送产品目录和报价单供您参考。
期待您的回复！
此致
敬礼！
[你的全名]
[职位]
[电话号码]
[公司网站]
📌点评与重点：
• 开头使用“I hope this email finds you well”是商务邮件中非常礼貌的问候方式。
• 简明扼要介绍自己和公司，突出产品优势与市场认可度。
• 提出具体行动建议（发送目录和报价），降低客户回复门槛。
• 重点词汇：specialize in（专注于），be a great fit（非常适合），looking forward to（期待）。
2. 回复客户询盘（Reply to Inquiry）
Dear [Client's Name],
Thank you for your inquiry regarding our [Product Name]. We appreciate your interest in our products.
Please find attached our product catalog and detailed quotation for the items you mentioned. The prices are based on FOB [Port] with standard packaging. MOQ is [Number] units per item.
If you have any further questions or need samples, feel free to let us know. We’re happy to assist.
Best regards,
[Your Name]
✨中文翻译：
尊敬的[客户姓名]：
感谢您对我们[产品名称]的询价。我们非常感谢您对我们产品的关注。
随信附上您所提及产品的目录及详细报价单。报价基于[港口]离岸价（FOB），标准包装。最小起订量为每款[数量]件。
如您有任何其他问题或需要样品，请随时告知，我们将竭诚为您服务。
此致
敬礼！
[你的名字]
📌点评与重点：
• “Thank you for your inquiry”是标准回复开头，体现专业性。
• 明确报价条款（FOB、MOQ），避免后续误解。
• 主动提出可提供样品，增加客户信任。
• 重点短语：appreciate your interest（感谢关注），MOQ（最小起订量），feel free to（欢迎随时）。
3. 发送报价单（Sending Quotation）
Dear [Client's Name],
As requested, please find our formal quotation for [Product/Service] attached. The price is valid for 15 days from today.
Payment terms: 30% deposit by T/T, balance paid before shipment.
Delivery time: Approximately 20-25 days after order confirmation.
Should you have any special requirements, we can discuss customization options.
We look forward to your confirmation.
Sincerely,
[Your Name]
✨中文翻译：
尊敬的[客户姓名]：
根据您的要求，随信附上[产品/服务]的正式报价单。本报价有效期为自今日起15天。
付款方式：30%预付款电汇，余款发货前付清。
交货周期：订单确认后约20-25天。
如您有特殊要求，我们可协商定制方案。
期待您的确认！
此致
敬礼！
[你的名字]
📌点评与重点：
• 明确标注报价有效期，促使客户尽快决策。
• 清晰列出付款方式和交货时间，提升专业度。
• 使用“formal quotation”强调正式性。
• 重点表达：valid for（有效期为），payment terms（付款方式），delivery time（交货时间）。
4. 跟进未回复客户（Follow-up Email）
Dear [Client's Name],
I’m following up on my previous email sent on [Date] regarding our [Product]. I understand you may be busy, but I’d like to check if you had any questions or needed further information.
We’re currently offering a special discount for new clients who place orders before [Date]. I’d be happy to reserve this offer for you if interested.
Looking forward to hearing from you.
Best regards,
[Your Name]
✨中文翻译：
尊敬的[客户姓名]：
我在此跟进我于[日期]发送的关于[产品]的邮件。理解您可能事务繁忙，但想确认您是否还有疑问或需要更多信息。
目前我们正为在[日期]前下单的新客户提供特别优惠。如您感兴趣，我很乐意为您保留此优惠。
期待您的回复！
此致
敬礼！
[你的名字]
📌点评与重点：
• 使用“I understand you may be busy”体现同理心，避免显得咄咄逼人。
• 引入限时优惠，制造紧迫感，提高回复率。
• “following up”是跟进邮件的关键词，自然且专业。
• 重点句型：I’d like to check if...（我想确认是否……），offering a special discount（提供特别折扣）。
5. 请求样品反馈（Request for Sample Feedback）
Dear [Client's Name],
I hope you received the samples we sent on [Date]. We’d really appreciate it if you could share your feedback on the quality, packaging, and overall impression.
Your input is valuable to us and will help us better meet your expectations. If you’re satisfied, we can proceed with a trial order.
Thank you in advance for your time.
Best regards,
[Your Name]
✨中文翻译：
尊敬的[客户姓名]：
希望您已收到我们于[日期]寄出的样品。如您能就产品质量、包装及整体印象提供反馈，我们将不胜感激。
您的意见对我们非常重要，有助于我们更好地满足您的需求。如您满意，我们可以安排试订单。
感谢您抽出宝贵时间！
此致
敬礼！
[你的名字]
📌点评与重点：
• 使用“we’d really appreciate it if...”表达礼貌请求。
• 明确反馈维度（质量、包装、印象），引导客户具体回复。
• 自然过渡到试订单，推动合作进程。
• 重点表达：share your feedback（提供反馈），proceed with（推进），valuable input（宝贵意见）。
6. 确认订单细节（Confirming Order Details）
Dear [Client's Name],
Thank you for your order! We’re pleased to confirm the following details:
- Product: [Product Name]
- Quantity: [Number] units
- Unit Price: USD [Amount]
- Total Amount: USD [Total]
- Delivery Date: [Date]
Please confirm if everything is correct. Once confirmed, we’ll begin production.
We’ll keep you updated throughout the process.
Best regards,
[Your Name]
✨中文翻译：
尊敬的[客户姓名]：
感谢您的订单！我们很高兴确认以下订单细节：
- 产品：[产品名称]
- 数量：[数量]件
- 单价：[金额]美元
- 总金额：[总额]美元
- 交货日期：[日期]
请确认以上信息是否准确。确认后，我们将立即安排生产。
整个过程中，我们将持续向您更新进度。
此致
敬礼！
[你的名字]
📌点评与重点：
• 使用列表形式清晰呈现订单信息，便于客户核对。
• “We’re pleased to confirm”表达积极合作态度。
• 承诺后续更新，增强客户信心。
• 重点结构：bullet points（项目符号）提升可读性，confirm if everything is correct（请确认是否正确）是关键句。
7. 处理客户投诉（Handling Customer Complaint）
Dear [Client's Name],
Thank you for bringing this issue to our attention. We sincerely apologize for the inconvenience caused.
We have investigated the matter and found that [brief explanation]. To resolve this, we will [solution, e.g., resend the missing items / issue a refund / offer a discount on next order].
We value your business and are committed to ensuring your satisfaction. Please let us know if this solution works for you.
Sincerely,
[Your Name]
✨中文翻译：
尊敬的[客户姓名]：
感谢您向我们反馈此问题。对于由此带来的不便，我们深表歉意。
我们已对此事进行调查，发现[简要说明原因]。为解决此问题，我们将[解决方案，如补发缺失货物/退款/下次订单提供折扣]。
我们重视与您的合作，并致力于确保您的满意。请告知我们此解决方案是否可行。
此致
敬礼！
[你的名字]
📌点评与重点：
• 首先致谢并道歉，展现负责任态度。
• 简要说明原因，避免推卸责任。
• 提供具体解决方案，体现行动力。
• 关键表达：bring this issue to our attention（反馈问题），sincerely apologize（诚挚道歉），we value your business（重视您的业务）。
结语：灵活运用，持续优化
以上7个英文邮件模板覆盖了外贸业务中最常见的沟通场景。建议新手业务员先模仿再创新，在实际使用中根据客户特点和公司风格进行微调。同时，注意邮件格式整洁、语法正确、语气得体，逐步建立专业形象。
坚持使用这些模板，不仅能提升工作效率，还能在潜移默化中提升英语写作能力，为长期职业发展打下坚实基础。