导读：掌握外贸沟通节奏，提升成交转化率
在国际商务沟通中，一封专业、礼貌且表达清晰的英文邮件，往往是促成合作的第一步。从客户初次询盘到最终确认订单，整个流程中每个环节的邮件都承担着不同的作用。本文精选从询盘到成交的8个关键节点英文邮件模板，并附上精准中文翻译、重点解析与使用建议，帮助你系统掌握外贸邮件写作技巧，提升客户信任度与订单转化率。
1. 初次询盘回复邮件（Reply to Initial Inquiry）
📤Subject: Thank you for your inquiry – [Product Name] details enclosed
Dear [Customer's Name],
Thank you for your interest in our [Product Name]. We appreciate the opportunity to introduce our products and services.
As requested, please find attached our product catalog and quotation for your reference. Our [Product Name] is widely used in [industry/application] and has been exported to over 50 countries.
r> If you have any specific requirements or need further technical specifications, please don’t hesitate to let us know. We’d be happy to provide samples upon request.
Looking forward to your feedback.
Best regards,
[Your Name]
[Your Position]
[Company Name]
📤主题：感谢您的咨询——随附[产品名称]的相关详细信息
尊敬的[客户姓名]：
感谢您对我们[产品名称]的关注。我们非常荣幸能向您介绍我们的产品与服务。
如您所要求，随信附上产品目录及报价单供您参考。我们的[产品名称]广泛应用于[行业/用途]，已出口至50多个国家。
若您有特殊要求或需要更详细的技术参数，请随时告知。我们也可根据要求提供样品。
期待您的回复。
此致
敬礼！
[您的姓名]
[职位]
[公司名称]
点评与重点：
✅ 开头表达感谢，建立良好第一印象。
✅ 明确说明附件内容（报价单、目录），增强专业性。
✅ 提及产品市场表现（出口50国）增加可信度。
✅ 主动提出可寄样品，推动客户进入下一步。
2. 报价后跟进邮件（Follow-up After Quotation）
📤Subject: Follow-up on quotation for [Product Name] – any questions?
Dear [Customer's Name],
I hope this email finds you well. I’m writing to follow up on the quotation we sent last week for [Product Name].
We understand you may be comparing options, and we’d be glad to clarify any questions about pricing, MOQ, or delivery time.
Currently, we have a special offer for first-time buyers: a 5% discount if the order is confirmed within 7 days.
Please let us know your thoughts. We’re ready to move forward at your convenience.
Best regards,
[Your Name]
📤主题：关于[产品名称]的报价事宜的后续跟进——还有任何疑问吗？
尊敬的[客户姓名]：
希望您一切顺利！我写这封邮件是想跟进上周发送的[产品名称]报价单。
我们理解您可能正在对比不同供应商，如有任何关于价格、最小起订量或交货期的问题，欢迎随时咨询。
目前我们为首次合作客户提供特别优惠：若在7天内确认订单，可享受95折优惠。
期待您的反馈，我们将随时配合推进合作。
此致
敬礼！
[您的姓名]
点评与重点：
✅ 使用温和语气跟进，避免显得急迫。
✅ 强调“可解答疑问”，体现服务意识。
✅ 引入限时优惠，制造轻微紧迫感，促进决策。
✅ “move forward”是商务常用表达，意为“推进合作”。
3. 样品请求回复邮件（Responding to Sample Request）
📤Subject: Sample of [Product Name] – shipping details
Dear [Customer's Name],
Thank you for your request. We’re pleased to arrange the shipment of one free sample of [Product Name] to your address.
The sample will be sent via [Courier Name] today, and the tracking number is [Tracking Number]. You should receive it within 5–7 business days.
We kindly ask you to evaluate the quality and let us know your feedback. Once confirmed, we can proceed with the formal order.
Looking forward to your reply.
Best regards,
[Your Name]
📤主题：[产品名称]样品 – 运输详情
尊敬的[客户姓名]：
感谢您的样品申请。我们很高兴为您免费寄送一件[产品名称]样品。
样品已于今日通过[快递公司]寄出，运单号为[运单号]，预计5–7个工作日内送达。
请您收到后测试质量并反馈意见。确认无误后，我们即可安排正式订单。
期待您的回复。
此致
敬礼！
[您的姓名]
点评与重点：
✅ 明确“免费样品”，消除客户顾虑。
✅ 提供快递名称与单号，增强透明度与信任感。
✅ 使用“evaluate the quality”专业表达“质量评估”。
✅ 引导客户反馈，为后续下单铺路。
4. 样品反馈后报价调整邮件（Revised Quotation After Sample Feedback）
📤Subject: Revised quotation based on your feedback
Dear [Customer's Name],
Thank you for your feedback on the sample. We’re glad to hear that the quality meets your expectations.
As discussed, we’ve revised the quotation based on your required quantity of [Quantity] units. Please find the updated quotation attached.
Key updates:
- Unit price: $X (reduced from $Y due to larger order)
- Delivery time: 25 days after deposit
- Payment terms: 30% deposit, 70% before shipment
We hope this meets your needs. Let us know if you’d like to proceed.
Best regards,
[Your Name]
📤主题：根据您的反馈对报价进行了修改
尊敬的[客户姓名]：
感谢您对样品的反馈。很高兴得知产品质量符合您的预期。
根据您提出的[数量]件需求，我们已更新报价单，详见附件。
主要更新内容：
- 单价：$X（因订单量增加，从$Y下调）
- 交货期：收到定金后25天
- 付款方式：30%定金，发货前付70%
希望新报价能满足您的需求。如准备推进，请随时告知。
此致
敬礼！
[您的姓名]
点评与重点：
✅ 肯定客户反馈，增强互动感。
✅ 使用“revised quotation”准确表达“修改后的报价”。
✅ 分条列出关键信息，清晰易读。
✅ 强调价格优惠原因（订单量大），体现合理性。
5. 订单确认邮件（Order Confirmation）
📤Subject: Confirmed: Your order #[Order Number] is now in production
Dear [Customer's Name],
Thank you for confirming the order. We’re pleased to inform you that your order #[Order Number] has been officially confirmed and is now in production.
Order details:
- Product: [Product Name]
- Quantity: [Quantity]
- Total amount: $[Amount]
- Deposit received: $[Deposit Amount]
- Estimated completion date: [Date]
We will send you production updates and photos for approval before packaging.
Should you have any changes, please inform us within 48 hours.
Best regards,
[Your Name]
📤主题：确认：您的订单#[订单编号]现已进入生产阶段
尊敬的[客户姓名]：
感谢您确认订单。我们很高兴通知您，订单 #[订单号] 已正式确认，现已进入生产阶段。
订单详情：
- 产品：[产品名称]
- 数量：[数量]
- 总金额：$[金额]
- 已收定金：$[定金金额]
- 预计完成日期：[日期]
我们将在包装前发送生产进度及产品照片供您确认。
如有任何修改，请在48小时内告知。
此致
敬礼！
[您的姓名]
点评与重点：
✅ 使用“in production”明确告知生产启动。
✅ 列出关键订单信息，便于客户核对。
✅ 承诺发送生产照片，提升客户安全感。
✅ 设定修改时限（48小时），避免后期纠纷。
6. 生产进度汇报邮件（Production Update）
📤Subject: Production update – 70% completed for your order #[Order Number]
Dear [Customer's Name],
We’re writing to provide a quick update on your order #[Order Number].
As of today, production is 70% complete. We’ve attached photos of the semi-finished products for your review.
Quality inspection will be conducted in 3 days, followed by packaging and final check.
We’re on track to meet the delivery schedule. Should you have any concerns, please let us know.
Best regards,
[Your Name]
📤主题：生产进度更新：您所下的订单 #[订单编号] 已完成70%的制作工作
尊敬的[客户姓名]：
现就您的订单 #[订单号] 提供最新生产进度。
截至目前，生产进度已达70%。随信附上半成品照片供您查看。
3天后将进行质量检验，随后进入包装与最终核对环节。
我们预计能按时交货。如有任何疑问，请随时联系。
此致
敬礼！
[您的姓名]
点评与重点：
✅ 主动汇报进度，体现专业与负责。
✅ 附照片增强可视化沟通效果。
✅ 使用“on track”表示“按计划进行”，地道表达。
✅ 提前预告下一环节，建立流程感。
7. 出货前确认邮件（Pre-Shipment Confirmation）
📤Subject: Ready to ship – final confirmation needed for Order #[Order Number]
Dear [Customer's Name],
Good news! Your order #[Order Number] has passed final quality inspection and is ready for shipment.
Please confirm the following details:
- Shipping address: [Address]
- Contact person: [Name]
- Phone number: [Phone]
- Preferred shipping method: [Sea/Air]
Also, the remaining balance of $[Amount] is due before shipment. Once payment is received, we’ll arrange dispatch within 24 hours.
Please reply by [Date] to avoid delays.
Best regards,
[Your Name]
📤主题：已准备好发货——需对订单#[订单编号]进行最终确认
尊敬的[客户姓名]：
好消息！您的订单 #[订单号] 已通过最终质检，准备出货。
请确认以下信息：
- 收货地址：[地址]
- 联系人：[姓名]
- 电话：[电话]
- 发货方式：[海运/空运]
此外，尾款$[金额]需在发货前支付。收到款项后，我们将在24小时内安排发货。
请于[日期]前回复，以免延误。
此致
敬礼！
[您的姓名]
点评与重点：
✅ 使用“Good news!”营造积极氛围。
✅ 明确列出需确认信息，避免出错。
✅ 强调“尾款支付”与“24小时内发货”，推动付款。
✅ 设定回复截止日，提升效率。
8. 出货通知邮件（Shipment Notification）
📤Subject: Shipped: Your order #[Order Number] is on the way!
Dear [Customer's Name],
We’re pleased to inform you that your order #[Order Number] has been successfully shipped today.
Shipment details:
- Tracking number: [Number]
- Carrier: [Courier Name]
- Estimated delivery: [Date]
- Invoice and packing list attached
You can track your package using the link: [Tracking Link]
Thank you for your business. We look forward to serving you again!
Best regards,
[Your Name]
📤主题：已发货：您的订单#[订单编号]正在途中运送！
尊敬的[客户姓名]：
很高兴通知您，您的订单 #[订单号] 已于今日顺利发出。
出货详情：
- 运单号：[编号]
- 承运方：[快递公司]
- 预计送达：[日期]
- 商业发票与装箱单已附
您可通过以下链接追踪包裹：[追踪链接]
感谢您的合作，期待再次为您服务！
此致
敬礼！
[您的姓名]
点评与重点：
✅ 使用“on the way”生动表达“已在运输中”。
✅ 提供完整物流信息，便于客户安排收货。
✅ 附上发票与装箱单，体现专业流程。
✅ 结尾表达感谢与期待复购，维护客户关系。
结语：善用模板，灵活表达
以上8个英文邮件模板覆盖了从客户询盘到成功出货的完整流程。建议读者在实际使用中根据具体情境调整语气与细节，避免生搬硬套。同时，注意邮件格式规范、语法准确与礼貌用语，才能真正展现专业形象，赢得客户信赖。