导读：在国际贸易中，专业、得体的英文邮件是建立客户信任、促成订单的关键。然而，很多外贸新人常因语言表达不准确或格式不规范而错失良机。本文精选10个外贸沟通中最高频使用的英文邮件模板，覆盖从客户初次询盘到订单完成的全流程。每封邮件均提供精准中文翻译，并附有重点词汇、句型解析与使用场景点评，帮助你在实战中快速提升商务英语写作能力，轻松应对各类客户沟通场景。
1. 回复客户询盘（Reply to Inquiry）
📤Subject: Re: Inquiry about Product Model XYZ
Dear Mr. Smith,
Thank you for your inquiry regarding our Model XYZ. We appreciate your interest in our products.
Enclosed is our detailed product catalog and price list for your reference. Should you have any specific requirements or need samples, please let us know. We are happy to assist.
Looking forward to your reply.
Best regards,
Linda Wang
Sales Manager
📤主题：关于XYZ产品型号的咨询
尊敬的Smith先生：
感谢您对我方Model XYZ产品的询盘，我们非常感谢您对我们产品的关注。
随信附上详细的产品目录及价格表供您参考。如您有任何具体需求或需要样品，请随时告知，我们将竭诚为您服务。
期待您的回复。
此致敬礼，
Linda Wang
销售经理
📌点评与重点：
• “Thank you for your inquiry” 是标准开场白，礼貌且专业。
• “Enclosed is…” 用于说明附件内容，正式且清晰。
• “Should you…” 是“if you”的正式表达，提升邮件档次。
✅ 适用场景：首次回复客户询盘，建立初步联系。
2. 发送报价单（Sending Quotation）
📤Subject: Quotation for Your Requested Items
Dear Ms. Johnson,
As requested, please find attached our quotation for the items you inquired about. The prices are valid for 15 days and based on FOB Shanghai.
Payment terms: 30% deposit, balance before shipment.
Lead time: 20-25 days after order confirmation.
If you have any questions or would like to proceed with the order, please feel free to contact me.
Best regards,
David Chen
Sales Representative
📤主题：您所要求采购的物品的报价单
尊敬的Johnson女士：
根据您的要求，随信附上您所询产品的报价单。报价有效期为15天，基于上海港离岸价（FOB）。
付款方式：30%预付款，余款发货前付清。
交货周期：订单确认后20-25天。
如您有任何疑问或准备下单，请随时与我联系。
此致敬礼，
David Chen
销售代表
📌点评与重点：
• “valid for 15 days” 明确报价有效期，避免后续争议。
• FOB Shanghai 是国际贸易常用术语，需准确使用。
• “Lead time” 指生产交货周期，客户非常关注。
✅ 重点：报价邮件务必清晰列出价格、付款方式、交期等关键信息。
3. 跟进未回复客户（Follow-up Email）
📤Subject: Follow-up on Our Quotation
Dear Mr. Brown,
I hope this email finds you well. I’m writing to follow up on the quotation we sent last week.
Have you had a chance to review it? We’d be happy to answer any questions or provide additional information.
We believe our products offer excellent value and reliability. Please let us know if you need further assistance.
Looking forward to hearing from you.
Best regards,
Sarah Li
Account Manager
📤主题：关于我们之前提供的报价的后续事宜
尊敬的Brown先生：
希望您一切顺利。我写此邮件是想跟进我们上周发送的报价单。
您是否已有机会审阅？我们很乐意解答任何问题或提供更多信息。
我们相信我们的产品具有优异的性价比和可靠性。如需进一步协助，请随时告知。
期待您的回复。
此致敬礼，
Sarah Li
客户经理
📌点评与重点：
• “I hope this email finds you well” 是温和的开场方式，避免显得咄咄逼人。
• “Have you had a chance to…” 委婉询问，体现尊重。
• 强调产品优势，增强客户兴趣。
✅ 技巧：跟进邮件不宜频繁，建议间隔5-7天，语气保持友好。
4. 确认订单（Order Confirmation）
📤Subject: Order Confirmation No. 2024-886
Dear Ms. Taylor,
Thank you for your order. We are pleased to confirm receipt of your purchase order No. 2024-886 for 500 units of Product A.
As agreed:
• Unit price: USD 12.50
• Total amount: USD 6,250
• Deposit received: USD 1,875 (30%)
• Balance due: USD 4,375 before shipment
Production will begin immediately. We will keep you updated on the progress.
Best regards,
Michael Wu
Order Coordinator
📤主题：订单确认编号2024-886
尊敬的Taylor女士：
感谢您的订单。我们很高兴确认已收到您编号为2024-886的采购订单，订购500件Product A产品。
根据约定：
• 单价：12.50美元
• 总金额：6,250美元
• 已收定金：1,875美元（30%）
• 发货前付清余款：4,375美元
生产将立即启动，我们将持续向您汇报进度。
此致敬礼，
Michael Wu
订单协调员
📌点评与重点：
• “We are pleased to confirm…” 表达积极态度，增强客户信心。
• 使用项目符号（•）清晰列出关键信息，便于阅读。
• 明确付款状态，避免后续误解。
✅ 重点：订单确认邮件是正式合同的一部分，信息必须准确无误。
5. 通知生产进度（Production Update）
📤Subject: Production Update – Your Order No. 2024-886
Dear Ms. Taylor,
We would like to inform you that your order is currently in production. As of today, 60% of the items have been completed.
We expect to finish production by next Monday and will arrange quality inspection immediately after.
We will send you photos and a production report once the process is complete.
Should you have any special requirements, please let us know.
Best regards,
Michael Wu
Order Coordinator
📤主题：生产进度更新——您的订单编号为2024-886
尊敬的Taylor女士：
特此通知您，您的订单目前正在生产中。截至目前，已有60%的产品完成。
预计下周一完成全部生产，之后将立即安排质检。
生产完成后，我们将发送照片和生产报告给您。
如您有特殊要求，请随时告知。
此致敬礼，
Michael Wu
订单协调员
📌点评与重点：
• “We would like to inform you that…” 正式通知的常用句型。
• 提供具体完成比例（60%）增强可信度。
• 承诺发送照片和报告，体现专业服务。
✅ 优势：主动更新进度可提升客户满意度，减少催促。
6. 安排发货通知（Shipping Notification）
📤Subject: Shipping Advice – Order No. 2024-886
Dear Ms. Taylor,
We are pleased to inform you that your order has been shipped today via sea freight.
Shipping details:
• Vessel: Ocean Star V.105
• ETD: June 10, 2024
• ETA: July 5, 2024
• BL No.: OS105889
Attached are the Bill of Lading, packing list, and commercial invoice for your reference.
Should you need any further documents, please let us know.
Best regards,
Michael Wu
Logistics Coordinator
📤主题：运输相关建议 – 订单编号：2024-886
尊敬的Taylor女士：
我们很高兴通知您，您的订单已于今日通过海运发出。
发货详情如下：
• 船名：Ocean Star V.105
• 预计离港日：2024年6月10日
• 预计到港日：2024年7月5日
• 提单号：OS105889
随信附上提单、装箱单和商业发票供您参考。
如需其他文件，请随时告知。
此致敬礼，
Michael Wu
物流协调员
📌点评与重点：
• “We are pleased to inform you…” 传递积极情绪。
• 明确列出ETD、ETA、BL No.等关键物流信息。
• 附件说明完整，便于客户清关使用。
✅ 重点：发货通知是客户最关心的邮件之一，务必及时、准确发送。
7. 请求客户付款（Payment Reminder）
📤Subject: Reminder: Balance Payment for Order No. 2024-886
Dear Ms. Taylor,
This is a gentle reminder that the balance payment of USD 4,375 for your Order No. 2024-886 is due before shipment.
Kindly arrange the payment at your earliest convenience so we can proceed with delivery.
Our bank details are as follows:
Account Name: [Company Name]
Bank: [Bank Name]
Account No.: [Number]
SWIFT Code: [Code]
Thank you for your prompt attention.
Best regards,
Finance Department
📤主题：提醒：关于订单编号2024-886的结算事宜
尊敬的Taylor女士：
此为温馨提醒：您订单2024-886的余款4,375美元需在发货前支付。
请尽快安排付款，以便我们顺利安排发货。
我方银行信息如下：
账户名称：[公司名称]
银行名称：[银行名称]
账号：[号码]
SWIFT代码：[代码]
感谢您的及时处理。
此致敬礼，
财务部
📌点评与重点：
• “This is a gentle reminder” 语气礼貌，避免让客户反感。
• “at your earliest convenience” 是催款常用委婉表达。
• 明确列出银行信息，减少客户操作障碍。
✅ 技巧：催款邮件应简洁、清晰，避免情绪化语言。
8. 处理客户投诉（Handling Complaint）
📤Subject: Apology and Solution for Damaged Goods
Dear Mr. Wilson,
We sincerely apologize for the damaged items you received. We understand how frustrating this must be.
After investigating, we found the issue occurred during transit. We will compensate you with a 15% discount on your next order.
We are also working with our logistics partner to improve packaging and handling procedures.
Thank you for your understanding and continued support.
Best regards,
Linda Wang
Customer Service Manager
📤主题：关于货物损坏的致歉与解决方案
尊敬的Wilson先生：
对于您收到的破损货物，我们深表歉意。我们理解这一定让您感到非常困扰。
经调查，问题出在运输过程中。我们将在您下一次订单中给予15%的折扣作为补偿。
同时，我们正与物流合作伙伴改进包装和搬运流程。
感谢您的理解与持续支持。
此致敬礼，
Linda Wang
客户服务经理
📌点评与重点：
• “We sincerely apologize” 表达真诚歉意，是处理投诉的第一步。
• 说明原因并提出具体补偿方案，展现负责任态度。
• 承诺改进，增强客户长期信任。
✅ 原则：客户投诉邮件应快速响应，态度诚恳，解决方案明确。
9. 请求客户评价（Request for Feedback）
📤Subject: How Was Your Experience with Us?
Dear Ms. Taylor,
We hope you are satisfied with your recent order. Your feedback is very important to us.
Could you please take a moment to share your experience? We welcome any suggestions to improve our service.
As a token of appreciation, we will offer you a 5% discount on your next purchase.
Thank you for choosing us!
Best regards,
Sarah Li
Customer Success Team
📤主题：您与我们共事的体验如何？
尊敬的Taylor女士：
希望您对最近的订单感到满意。您的反馈对我们非常重要。
能否花一点时间分享您的体验？我们欢迎任何改进建议。
为表感谢，您下次采购可享5%折扣。
感谢您选择我们！
此致敬礼，
Sarah Li
客户成功团队
📌点评与重点：
• “Your feedback is very important” 让客户感受到被重视。
• 提供折扣作为激励，提高回复率。
• 语气亲切，增强客户好感。
✅ 技巧：在订单完成后1-2周内发送，效果最佳。
10. 建立长期合作邀请（Proposal for Long-term Cooperation）
📤Subject: Let’s Build a Stronger Partnership
Dear Mr. Smith,
Thank you for your continued support. We truly value our business relationship.
We would like to propose a long-term cooperation agreement to offer you better pricing, priority production, and dedicated support.
Let’s schedule a call next week to discuss the details. We believe this partnership will bring mutual benefits.
Looking forward to your positive response.
Best regards,
Linda Wang
Sales Director
📤主题：让我们建立更加牢固的合作伙伴关系吧
尊敬的Smith先生：
感谢您一直以来的支持，我们非常珍视与您的合作关系。
我们诚邀您建立长期合作协议，为您提供更优价格、优先生产及专属服务支持。
建议下周安排一次电话会议讨论细节。我们相信这一合作将实现共赢。
期待您的积极回复。
此致敬礼，
Linda Wang
销售总监
📌点评与重点：
• “We truly value our business relationship” 表达重视，拉近距离。
• 明确列出合作优势：价格、交期、服务。
• 主动提议会议，推动合作升级。
✅ 适用场景：与稳定客户合作3次以上，可尝试推进长期合作。
结语：灵活运用，提升专业形象
以上10个英文邮件模板覆盖了外贸沟通的核心场景，语言简洁、格式规范，适合直接套用或稍作修改。建议读者在使用时结合自身产品特点和客户背景进行个性化调整，避免千篇一律。同时，注意邮件的拼写、语法与标点，细节决定专业度。坚持使用这些模板并不断积累经验，你将逐步建立起高效、专业的国际沟通能力。