导读：掌握样品沟通的英文邮件模板，提升外贸效率
在国际贸易中，样品（Sample）是促成订单的关键一步。无论是客户主动申请样品，还是你主动寄送样品，一封专业、礼貌且清晰的英文邮件都能大大提升沟通效率和客户信任度。本文为你整理了8个高频使用的英文样品申请与发送邮件模板，涵盖客户索样、确认寄样、询问运费、样品跟进等场景，并附上精准中文翻译、重点词汇点评和使用建议，助你轻松应对各类样品沟通需求。
1. 客户申请样品：标准请求模板
Subject: Sample Request for Product Inquiry
Dear Sir/Madam,
I hope this email finds you well. I’m interested in your product range and would like to request samples of the following items:
- Product A (Model No. 123)
- Product B (Model No. 456)
Please let me know if there are any charges for the samples and shipping. I’m happy to cover the costs if necessary. Also, could you provide an estimated delivery time?
Looking forward to your reply.
Best regards,
John Smith
中文翻译：
尊敬的先生/女士：
希望您一切安好。我对贵公司的产品系列感兴趣，想申请以下产品的样品：
- 产品A（型号123）
- 产品B（型号456）
请告知样品和运费是否有费用。如有需要，我愿意承担相关费用。另外，能否告知预计送达时间？
期待您的回复。
此致问候，
约翰·史密斯
点评与重点：
• I hope this email finds you well：标准邮件开场白，礼貌得体。
• request samples of the following items：明确表达“申请以下样品”，清晰直接。
• cover the costs：意为“承担费用”，比“pay for”更正式。
• 适合初次联系客户使用，语气专业且留有合作空间。
2. 卖方确认寄送样品：积极回应模板
Subject: Your Sample Request – Confirmation and Shipment Details
Dear Mr. Smith,
Thank you for your interest in our products. We’re pleased to inform you that we can provide the samples you requested.
The samples will be shipped via DHL today, and the tracking number is 123456789. You should receive them within 5-7 business days.
We hope you’ll be satisfied with the quality. Please feel free to contact us if you have any questions or would like to discuss a potential order.
Best regards,
Sales Team
中文翻译：
史密斯先生，您好：
感谢您对我们产品的关注。我们很高兴通知您，可以为您提供所申请的样品。
样品已于今日通过DHL寄出，运单号为123456789，预计5-7个工作日内送达。
希望您对样品质量满意。如有任何问题，或有意进一步洽谈订单，请随时联系我们。
此致问候，
销售团队
点评与重点：
• we’re pleased to inform you：表达积极态度，增强客户好感。
• shipped via DHL：明确物流方式，增强信任感。
• tracking number：提供追踪号是专业服务的体现。
• 主动提及后续合作，促进转化。
3. 客户询问样品费用：礼貌咨询模板
Subject: Inquiry About Sample and Shipping Costs
Dear Team,
I would like to request samples of your latest product line. Could you please let me know:
1. Whether the samples are free of charge?
2. If not, what is the total cost including shipping?
3. What payment methods do you accept?
I’m evaluating suppliers for a large order, so your prompt response would be greatly appreciated.
Best regards,
Linda Wang
中文翻译：
您好：
我想申请贵公司最新产品线的样品。请问能否告知：
1. 样品是否免费？
2. 如果收费，含运费的总费用是多少？
3. 贵方接受哪些付款方式？
我正在为一笔大订单评估供应商，期待您的尽快回复。
此致问候，
王琳达
点评与重点：
• evaluating suppliers：暗示潜在大单，提升对方重视度。
• 使用编号列表（1. 2. 3.）使问题清晰易读。
• prompt response：委婉催促，不失礼貌。
• 适合有采购意向的客户使用。
4. 卖方要求客户支付样品费：委婉说明模板
Subject: Sample Fee and Shipping Information
Dear Linda,
Thank you for your inquiry. We can provide the samples you requested, but please note that a sample fee of $50 and shipping cost of $30 will apply.
Once we receive your payment, we will arrange shipment immediately. Payment can be made via bank transfer or PayPal.
Please confirm your acceptance, and we’ll send the payment details.
Best regards,
Sales Department
中文翻译：
亲爱的琳达：
感谢您的咨询。我们可以提供您申请的样品，但请注意，样品费为50美元，运费为30美元。
收到付款后，我们将立即安排寄送。您可通过银行转账或PayPal支付。
请确认是否接受，我们将发送付款详情。
此致敬礼，
销售部
点评与重点：
• please note that：用于委婉告知费用，避免生硬。
• will apply：表示“将产生”，比直接说“you must pay”更柔和。
• 明确付款方式，提升客户操作便利性。
• 适用于非免费样品政策。
5. 客户收到样品后反馈：表达满意模板
Subject: Feedback on Received Samples
Dear Sales Team,
I’ve received the samples and would like to thank you for the prompt delivery. The quality is excellent and meets our expectations.
We are now reviewing the possibility of placing a bulk order. Could you please send your best quotation for 1,000 units?
Looking forward to your reply.
Best regards,
John Smith
中文翻译：
销售团队，您好：
我已收到样品，感谢贵方快速寄送。样品质量很好，符合我们的预期。
我们正在评估下大订单的可能性。请提供1000件的最优报价。
期待您的回复。
此致问候，
约翰·史密斯
点评与重点：
• meets our expectations：标准表达“符合预期”，专业得体。
• reviewing the possibility：表示“正在考虑”，留有余地。
• 主动索要报价，推动订单进程。
• 是积极信号，卖方应迅速响应。
6. 卖方跟进未回复客户：温和提醒模板
Subject: Follow-up on Sample Delivery
Dear Mr. Smith,
I hope you’re doing well. I’m writing to follow up on the samples we sent on June 10th. Have you received them and had a chance to review the quality?
We’d appreciate your feedback and are ready to discuss pricing and order details at your convenience.
Looking forward to hearing from you.
Best regards,
Sales Team
中文翻译：
史密斯先生，您好：
希望您一切顺利。我写此邮件是想跟进我们于6月10日寄出的样品。您是否已收到并有机会查看质量？
我们非常期待您的反馈，并随时准备与您洽谈价格和订单细节。
期待您的回复。
此致问候，
销售团队
点评与重点：
• follow up on：表示“跟进”，外贸常用表达。
• at your convenience：意为“在您方便时”，体现尊重。
• 语气温和，避免给客户压力。
• 适合寄样后5-7天未收到反馈时使用。
7. 客户申请定制样品：特殊需求模板
Subject: Request for Custom Sample
Dear Team,
We are interested in your product but require a customized version with our logo printed. Could you provide a sample with our branding?
Please let us know:
- The cost for the custom sample
- The production time
- Minimum order quantity (MOQ) for such customization
Looking forward to your detailed reply.
Best regards,
Linda Wang
中文翻译：
您好：
我们对贵方产品感兴趣，但需要定制版本，印有我方logo。能否提供带品牌标识的样品？
请告知：
- 定制样品费用
- 生产周期
- 此类定制的最小起订量（MOQ）
期待您的详细回复。
此致问候，
王琳达
点评与重点：
• customized version with our logo printed：清晰描述定制需求。
• branding：指“品牌标识”，比“logo”更正式。
• 一次性提出关键问题，提高沟通效率。
• 适用于有品牌合作意向的客户。
8. 卖方通知样品已寄出：简洁通知模板
Subject: Samples Shipped – Tracking Information Attached
Dear John,
This is to inform you that your requested samples have been shipped today via FedEx.
Tracking Number: 987654321
Estimated Delivery: 6 business days
Please check your inbox for the shipping documents.
Best regards,
Sales Team
中文翻译：
约翰，您好：
特此通知，您申请的样品已于今日通过联邦快递寄出。
运单号：987654321
预计送达时间：6个工作日
请查收邮箱中的运输文件。
此致问候，
销售团队
点评与重点：
• This is to inform you：正式通知开头，简洁有力。
• Tracking Number 和 Estimated Delivery：关键信息突出显示。
• shipping documents：指提单、发票等文件，专业术语。
• 适合快速通知客户，信息完整。