导读：为什么你需要这些英文邮件模板？
在外贸工作中，高效、专业的英文邮件是建立客户信任、推动订单进展的关键。然而，许多从业者常常因语言表达不准确或格式不规范而错失良机。本文精心整理了12个高频外贸场景下的英文邮件模板，涵盖询盘回复、报价、付款、发货等核心环节，每一封邮件均配有精准中文翻译，并附有【点评】与【重点词汇/句型】解析，帮助你在实战中快速应用，提升沟通效率与专业形象。
1. 回复客户询盘（Reply to Inquiry）
Dear Mr. Smith,
Thank you for your inquiry regarding our LED lighting products. We appreciate your interest and would be happy to provide you with detailed information.
Please find attached our latest product catalog and price list. Should you have any specific requirements, feel free to let us know. We can also offer samples upon request.
Looking forward to your reply.
Best regards,
Jane Wang
中文翻译：
尊敬的史密斯先生：
感谢您对我们LED照明产品的询盘。我们非常感谢您的关注，并乐意为您提供详细信息。
随信附上我们最新的产品目录和价格表。如果您有具体需求，请随时告知。我们也可根据要求提供样品。
期待您的回复。
此致问候，
王 Jane
【点评】：这是标准的询盘回复结构：感谢 + 提供资料 + 主动协助 + 期待回复。语气专业且友好。
【重点】：inquiry（询盘）、attached（附上的）、upon request（应要求）。
2. 发送报价单（Sending Quotation）
Dear Ms. Johnson,
As requested, please find our quotation for 500 units of stainless steel water bottles (Model: WB-2024).
Unit Price: USD 8.50 FOB Shanghai
Delivery Time: Within 20 days after order confirmation
Payment Terms: 30% T/T in advance, 70% before shipment
The quotation is valid for 15 days. Should you need any modifications, please don’t hesitate to contact us.
Best regards,
Linda Chen
中文翻译：
尊敬的约翰逊女士：
如您所要求，现提供500个不锈钢水杯（型号：WB-2024）的报价。
单价：每件8.50美元，上海港离岸价
交货期：订单确认后20天内
付款方式：30%预付电汇，70%发货前付清
本报价有效期15天。如需调整，请随时联系。
此致问候，
陈 Linda
【点评】：报价邮件需清晰列出价格、交期、付款方式和有效期，避免后续争议。
【重点】：FOB（离岸价）、valid for…days（有效期…天）、don’t hesitate to contact us（欢迎随时联系）。
3. 跟进未回复客户（Follow-up Email）
Dear Mr. Brown,
I hope this email finds you well. I’m writing to follow up on the quotation I sent last week for the solar chargers.
I understand you may be busy, but I’d appreciate it if you could let me know your thoughts or if you need any further information.
We currently have a special promotion for orders placed before the end of the month.
Looking forward to hearing from you.
Best regards,
Tom Zhang
中文翻译：
亲爱的布朗先生：
希望您一切安好。我写此邮件是想跟进上周发送的太阳能充电器报价。
我理解您可能很忙，但若您能告知您的想法或是否需要更多信息，我将不胜感激。
目前我们对本月内下单的客户有特别优惠。
期待您的回复。
此致问候，
张 Tom
【点评】：跟进邮件要礼貌且不显催促，加入限时优惠可提升回复率。
【重点】：follow up on…（跟进…）、I’d appreciate it if…（如果您…我将不胜感激）、special promotion（特别促销）。
4. 确认订单（Order Confirmation）
Dear Ms. Lee,
Thank you for your purchase order No. PO20240415. We are pleased to confirm receipt and acceptance of your order for 1,000 pieces of Bluetooth speakers.
Production will begin immediately. We will keep you updated on the progress.
Please confirm the shipping address and contact person at your earliest convenience.
Sincerely,
Emily Wu
中文翻译：
亲爱的李女士：
感谢您编号为PO20240415的采购订单。我们很高兴确认已收到并接受您1000件蓝牙音箱的订单。
生产将立即开始，我们将持续向您汇报进度。
请尽快确认收货地址和联系人信息。
此致敬礼，
吴 Emily
【点评】：确认订单邮件传递专业与可靠感，强调“立即开始”和“持续更新”可增强客户信心。
【重点】：purchase order（采购订单）、receipt and acceptance（收到并接受）、keep you updated（持续更新）。
5. 请求付款（Request for Payment）
Dear Mr. Taylor,
This is a gentle reminder that the balance payment of USD 4,200 for Order No. PO20240415 is due on May 20, 2024.
Kindly arrange the payment at your earliest convenience to avoid any delay in shipment.
Our bank details are as follows:
Bank Name: [Bank Name]
Account Name: [Account Name]
Account Number: [Account Number]
SWIFT Code: [SWIFT Code]
Thank you for your cooperation.
Best regards,
David Liu
中文翻译：
亲爱的泰勒先生：
此邮件提醒您，订单号PO20240415的尾款4200美元应于2024年5月20日支付。
为避免发货延误，请您尽快安排付款。
我方银行信息如下：
银行名称：[银行名称]
账户名称：[账户名称]
账号：[账号]
SWIFT代码：[SWIFT代码]
感谢您的配合。
此致问候，
刘 David
【点评】：催款邮件要礼貌但明确，使用“gentle reminder”（善意提醒）避免显得强硬。
【重点】：balance payment（尾款）、due on…（应于…支付）、arrange the payment（安排付款）。
6. 通知发货（Shipping Notification）
Dear Ms. Garcia,
We are pleased to inform you that your order (PO20240415) has been shipped today via DHL.
Tracking Number: 1234567890
Estimated Delivery: June 5, 2024
Please find the commercial invoice and packing list attached.
Should you have any questions, feel free to contact us.
Best wishes,
Sophia Zhou
中文翻译：
亲爱的加西亚女士：
我们很高兴通知您，您的订单（PO20240415）已于今日通过DHL发货。
运单号：1234567890
预计送达时间：2024年6月5日
随附商业发票和装箱单。
如有疑问，欢迎随时联系。
祝好，
周 Sophia
【点评】：发货通知应及时、信息完整，附上单据有助于客户清关。
【重点】：has been shipped（已发货）、tracking number（运单号）、commercial invoice（商业发票）。
7. 处理客户投诉（Handling Complaint）
Dear Mr. Wilson,
Thank you for bringing the issue with the damaged goods to our attention. We sincerely apologize for the inconvenience caused.
We have investigated the matter and will send a replacement shipment at no additional cost.
We are also reviewing our packaging process to prevent such issues in the future.
Thank you for your understanding.
Best regards,
Lisa Huang
中文翻译：
亲爱的威尔逊先生：
感谢您向我们反馈货物损坏的问题。我们对由此带来的不便深表歉意。
我们已调查此事，并将免费发送替换货物。
我们也在审查包装流程，以避免未来再次发生类似问题。
感谢您的理解。
此致问候，
黄 Lisa
【点评】：处理投诉时，道歉 + 行动 + 改进承诺 = 重建信任。
【重点】：bring…to our attention（向我们反馈…）、at no additional cost（无需额外费用）、prevent such issues（防止此类问题）。
8. 请求样品（Request for Sample）
Dear Sales Team,
I am interested in your eco-friendly packaging solutions and would like to request samples of your kraft paper bags (Size: 20x30cm).
Please let me know if there is any charge for the samples and shipping.
My shipping address is:
John Miller
123 Green Street, Toronto, Canada
Looking forward to your reply.
Best regards,
John Miller
中文翻译：
销售团队您好：
我对贵司环保包装解决方案感兴趣，想申请牛皮纸袋（尺寸：20x30厘米）的样品。
请告知样品及运费是否收费。
我的收货地址如下：
John Miller
加拿大安大略省多伦多市格林街123号
期待您的回复。
此致问候，
John Miller
【点评】：客户索样邮件应明确产品规格和地址，询问费用体现专业性。
【重点】：request samples（申请样品）、eco-friendly（环保的）、shipping address（收货地址）。
9. 确认样品收到（Confirm Sample Receipt）
Dear Ms. White,
This is to confirm that we have received the samples of the silicone phone cases today.
Thank you for sending them promptly. We will test them and get back to you within one week.
We appreciate your support and look forward to potential cooperation.
Best regards,
Robert King
中文翻译：
亲爱的怀特女士：
特此确认我们已于今日收到硅胶手机壳样品。
感谢您及时寄送。我们将进行测试，并在一周内回复您。
感谢您的支持，期待未来合作。
此致问候，
罗伯特·金
【点评】：收到样品后及时确认，展现专业态度，并设定反馈时间。
【重点】：confirm receipt（确认收到）、get back to you（回复您）、potential cooperation（潜在合作）。
10. 提出合作建议（Proposal for Cooperation）
Dear Mr. Adams,
I hope you are doing well. I’m writing to propose a long-term cooperation between our companies in the field of home automation products.
We believe your distribution network in Europe complements our innovative product line.
We would be happy to discuss exclusive agency terms, marketing support, and joint promotions.
Please let me know a convenient time for a call or meeting.
Best regards,
Michael Zhao
中文翻译：
亲爱的亚当斯先生：
希望您一切顺利。我写此信是想提议我们双方在家用自动化产品领域建立长期合作关系。
我们相信贵司在欧洲的分销网络与我方创新产品线高度互补。
我们乐意讨论独家代理条款、市场支持及联合促销等事宜。
请告知您方便通话或会议的时间。
此致问候，
赵 Michael
【点评】：合作提案应突出双方优势与共赢点，语气积极且具行动导向。
【重点】：long-term cooperation（长期合作）、complements（互补）、exclusive agency（独家代理）。
11. 感谢客户订单（Thank You for Order）
Dear Ms. Parker,
Thank you very much for your order. We truly appreciate your trust in our products.
Your satisfaction is our top priority. We will ensure the highest quality and on-time delivery.
We look forward to serving you again in the future.
Warm regards,
Anna Liu
中文翻译：
亲爱的帕克女士：
非常感谢您的订单。我们非常感激您对我们产品的信任。
您的满意是我们的首要任务。我们将确保最高品质和准时交货。
期待未来再次为您服务。
此致问候，
刘 Anna
【点评】：感谢邮件虽简短，但能增强客户好感，提升复购率。
【重点】：appreciate your trust（感激您的信任）、top priority（首要任务）、look forward to serving you（期待为您服务）。
12. 节日问候邮件（Seasonal Greeting）
Dear Valued Customer,
As the year comes to a close, we would like to extend our sincere thanks for your continued support.
Wishing you and your team a joyful holiday season and a prosperous New Year!
We look forward to strengthening our partnership in 2025.
Best wishes,
The Team at Waterdrop English
中文翻译：
尊敬的客户：
值此岁末之际，我们衷心感谢您一直以来的支持。
祝您和您的团队节日愉快，新年兴旺！
期待在2025年进一步深化合作。
此致祝福，
水滴英语团队
【点评】：节日问候是维护客户关系的重要方式，简短温馨即可。
【重点】：valued customer（尊贵客户）、continued support（持续支持）、strengthening our partnership（深化合作）。