导读：掌握订单沟通的英文邮件技巧
在外贸业务中，订单处理是核心环节之一。从客户询盘到最终发货，每一个步骤都需要清晰、专业的英文邮件沟通。良好的邮件表达不仅能提升客户信任度，还能有效避免误解和延误。
本文精选9个覆盖订单全流程的英文邮件模板，包括确认订单、付款提醒、生产进度更新、发货通知等关键节点。每个模板均附带精准中文翻译，并配有【点评】与【重点词汇/句型】标注，帮助外贸从业者提升英语写作能力，高效应对国际客户沟通。
1. 订单确认邮件（Order Confirmation）
Dear Mr. Smith,
Thank you for your purchase order No. PO2024-886. We are pleased to confirm receipt of your order for 500 units of LED Desk Lamps (Model: LDT-2024).
Delivery will be arranged within 15 working days upon receipt of the deposit. Please find the Proforma Invoice attached for your reference.
Should you have any special packaging or labeling requirements, please let us know within 48 hours.
Best regards,
Lucy Chen
Sales Manager
中文翻译：
尊敬的Smith先生：
感谢您提交的采购订单PO2024-886。我们很高兴确认已收到您订购的500台LED台灯（型号：LDT-2024）。
收到定金后15个工作日内安排发货。随信附上形式发票供您参考。
如有特殊包装或标签要求，请在48小时内告知。
此致敬礼！
陈露
销售经理
【点评】：这是订单流程的第一封正式确认邮件，语气应礼貌且专业。使用“purchase order”、“Proforma Invoice”等术语体现专业性。
【重点词汇】：purchase order（采购订单）；Proforma Invoice（形式发票）；delivery arranged（安排发货）
2. 定金支付提醒邮件（Deposit Payment Reminder）
Dear Mr. Smith,
This is a gentle reminder that the deposit of USD 3,000 for your order (PO2024-886) has not yet been received.
Kindly arrange the payment within the next 3 working days to ensure on-time production and delivery.
Bank details are provided in the attached invoice. Please send us the remittance advice once the payment is completed.
Thank you for your prompt attention.
Best regards,
Lucy Chen
中文翻译：
尊敬的Smith先生：
温馨提醒：您订单PO2024-886的3000美元定金尚未到账。
请在接下来的3个工作日内安排付款，以确保按时生产和交货。
银行信息详见附件发票。付款完成后，请发送汇款回单给我们。
感谢您的及时处理。
此致敬礼！
陈露
【点评】：语气礼貌但明确，使用“gentle reminder”避免显得咄咄逼人。“remittance advice”是外贸常用术语，指汇款凭证。
【重点句型】：This is a gentle reminder that...（温馨提醒……）；Kindly arrange...（请安排……）
3. 尾款支付通知（Final Payment Request）
Dear Mr. Smith,
We are pleased to inform you that your order (PO2024-886) has been completed and is ready for shipment.
Please settle the remaining balance of USD 4,500 before we release the goods.
The Bill of Lading and other shipping documents will be sent to you upon full payment clearance.
Thank you for your cooperation.
Best regards,
Lucy Chen
中文翻译：
尊敬的Smith先生：
很高兴通知您，您的订单（PO2024-886）已完成，准备发货。
请在发货前结清余款4500美元。
全额付款到账后，我们将发送提单及其他货运文件。
感谢您的配合。
此致敬礼！
陈露
【点评】：强调“before we release the goods”以确保资金安全。使用“settle the remaining balance”比“pay the rest”更正式。
【重点词汇】：settle the balance（结清余额）；Bill of Lading（提单）；payment clearance（付款到账）
4. 生产进度更新邮件（Production Update）
Dear Mr. Smith,
We would like to provide you with an update on your order (PO2024-886).
As of today, 70% of the production has been completed. Quality inspection will begin in 3 days.
We are on track to meet the scheduled delivery date of June 15th.
Photos of the production line and sample packaging will be sent to you by Friday.
Best regards,
Lucy Chen
中文翻译：
尊敬的Smith先生：
我们向您更新订单（PO2024-886）的生产进度。
截至目前，生产已完成70%。质量检验将在3天后开始。
我们预计能如期在6月15日交货。
生产线照片及包装样品将于周五发送给您。
此致敬礼！
陈露
【点评】：主动提供进度信息可增强客户信任。“on track to meet”表示“按计划进行”，是常用表达。
【重点句型】：We would like to provide you with an update...（我们想向您更新……）；on track to meet...（按计划完成……）
5. 发货通知邮件（Shipment Notification）
Dear Mr. Smith,
We are pleased to inform you that your order (PO2024-886) has been shipped today via sea freight.
Vessel Name: Ocean Star V.123
ETD: June 15, 2024
ETA: July 5, 2024
Attached please find the Bill of Lading, Packing List, and Commercial Invoice.
Tracking number: OS123456789CN
Should you need any further assistance, feel free to contact us.
Best regards,
Lucy Chen
中文翻译：
尊敬的Smith先生：
很高兴通知您，您的订单（PO2024-886）已于今日通过海运发出。
船名：Ocean Star V.123
启运时间：2024年6月15日
预计到港：2024年7月5日
随附提单、装箱单和商业发票。
追踪单号：OS123456789CN
如需进一步协助，请随时联系我们。
此致敬礼！
陈露
【点评】：信息完整清晰，包含关键物流数据。使用“ETD/ETA”等缩写需确保客户理解。
【重点词汇】：shipped via sea freight（通过海运发货）；ETD（预计离港时间）；ETA（预计到港时间）
6. 快递发货通知（Express Shipment Notice）
Dear Mr. Smith,
Your order (PO2024-886) has been dispatched via DHL Express today.
Tracking number: 1234567890
Estimated delivery: 3-5 working days.
You can track the package at www.dhl.com using the above number.
A copy of the airway bill is attached for your records.
Thank you for your business!
Best regards,
Lucy Chen
中文翻译：
尊敬的Smith先生：
您的订单（PO2024-886）已于今日通过DHL快递发出。
追踪单号：1234567890
预计送达时间：3-5个工作日。
您可使用该单号在www.dhl.com查询包裹状态。
空运提单副本已附上，供您存档。
感谢您的惠顾！
此致敬礼！
陈露
【点评】：适用于小件或紧急订单。提醒客户可自行查询，提升服务体验。
【重点词汇】：dispatched（已发出）；airway bill（空运提单）；express shipment（快递发货）
7. 订单延迟通知（Delay Notification）
Dear Mr. Smith,
We regret to inform you that your order (PO2024-886) will be delayed by approximately 5 days due to unexpected material shortage.
New estimated shipping date: June 20, 2024.
We sincerely apologize for the inconvenience and are taking steps to expedite production.
We will keep you updated on the progress.
Thank you for your understanding.
Best regards,
Lucy Chen
中文翻译：
尊敬的Smith先生：
很抱歉通知您，由于原材料意外短缺，您的订单（PO2024-886）将延迟约5天。
新的预计发货日期为2024年6月20日。
我们对由此带来的不便深表歉意，并正在加快生产进度。
我们将持续向您更新进展。
感谢您的理解。
此致敬礼！
陈露
【点评】：面对延迟，态度诚恳至关重要。“regret to inform”和“sincerely apologize”体现责任感。
【重点句型】：We regret to inform you that...（很遗憾通知您……）；due to unexpected...（由于意外……）
8. 客户投诉回复邮件（Response to Customer Complaint）
Dear Mr. Smith,
Thank you for bringing the issue with damaged packaging to our attention.
We sincerely apologize for the inconvenience caused.
Our quality team has investigated the matter, and we will reinforce the packaging for future shipments.
As a goodwill gesture, we will offer a 5% discount on your next order.
We value your feedback and appreciate your continued trust.
Best regards,
Lucy Chen
中文翻译：
尊敬的Smith先生：
感谢您向我们反馈包装破损的问题。
我们对由此造成的不便深表歉意。
我方质检团队已调查此事，今后将加强包装防护。
作为善意表示，我们将在您下次订单中给予5%的折扣。
我们重视您的反馈，并感谢您持续的信任。
此致敬礼！
陈露
【点评】：处理投诉时，先致歉再解释，最后提出补偿方案，体现专业服务态度。
【重点表达】：bring...to our attention（向我们反馈……）；as a goodwill gesture（作为善意表示）；value your feedback（重视您的反馈）
9. 订单完成感谢信（Order Completion Thank You）
Dear Mr. Smith,
We would like to thank you for your recent order (PO2024-886).
It has been a pleasure working with you, and we hope the products meet your expectations.
Should you need any further assistance or wish to place a new order, please don’t hesitate to contact us.
We look forward to continuing our business relationship.
Warm regards,
Lucy Chen
中文翻译：
尊敬的Smith先生：
感谢您最近的订单（PO2024-886）。
与您合作非常愉快，希望产品符合您的期望。
如需进一步协助或计划下一次订货，请随时联系我们。
期待与您继续保持合作。
顺致问候！
陈露
【点评】：订单结束后发送感谢信，有助于维护客户关系，促进复购。“look forward to continuing...”是经典结尾句型。
【重点句型】：It has been a pleasure working with you（与您合作非常愉快）；don’t hesitate to contact us（请随时联系我们）
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