在外贸业务中，专业高效的英文邮件是赢得客户信任、推动订单成交的核心技能。本文精选10个实战高频邮件模板，覆盖询价、报价、发货等全流程场景，每个模板均提供完整双语内容及深度解析。重点标注关键表达，助您快速掌握商务英语精髓，避免沟通误区。无论您是新手还是老手，灵活运用这些模板，都能显著提升邮件回复率和客户满意度——记住：简洁、礼貌、精准是外贸邮件的黄金法则。
模板1: 产品询价邮件
英文模板:
Dear [Client's Name],
I hope this email finds you well. We are interested in your [Product Category] and would like to request a detailed quotation. Could you please provide pricing, minimum order quantity (MOQ), and delivery terms?
Thank you for your support.
Best regards,
[Your Name]
中文翻译:
尊敬的[客户姓名]：
希望您一切安好。我们对贵司[产品类别]很感兴趣，特此请求详细报价。请问能否提供价格、最小起订量（MOQ）及交货条款？
感谢您的支持。
此致，
[您的姓名]
点评与重点: 开场白“I hope this email finds you well”是商务邮件标准礼仪，能快速建立友好氛围；“Could you please provide”使用委婉请求句式，避免生硬。重点：务必清晰列出需求点（如MOQ），减少来回沟通成本，外贸新手易忽略此细节。
模板2: 报价回复邮件
英文模板:
Dear [Client's Name],
Thank you for your inquiry. Attached please find our quotation for [Product Name], valid until [Date]. The price includes [Key Inclusions, e.g., packaging and shipping].
Should you have any questions, feel free to contact us.
Sincerely,
[Your Name]
中文翻译:
尊敬的[客户姓名]：
感谢您的询价。随附[产品名称]的报价单，有效期至[日期]。价格包含[关键项，如包装和运费]。
如有疑问，请随时联系。
此致，
[您的姓名]
点评与重点: “Attached please find”是正式附件提示语，比简单说“See attachment”更专业；明确标注有效期避免后续纠纷。重点：报价中必须强调包含项（如shipping），这是客户决策关键点，遗漏易导致信任危机。
模板3: 订单确认邮件
英文模板:
Dear [Client's Name],
We are pleased to confirm your order #[Order Number] for [Product Details]. Production will commence immediately, with estimated delivery on [Date].
Payment terms: [e.g., 30% deposit, balance before shipment].
Best regards,
[Your Name]
中文翻译:
尊敬的[客户姓名]：
我们很高兴确认您订单#[订单编号]的[产品详情]。生产将立即启动，预计交货日期为[日期]。
付款条款：[例如，30%定金，发货前付清余款]。
此致，
[您的姓名]
点评与重点: “We are pleased to confirm”传递积极态度，增强客户信心；订单细节需具体到编号和日期。重点：清晰列出付款条款是防纠纷核心，外贸中常见因条款模糊导致的违约，务必用数字明确比例。
模板4: 付款提醒邮件
英文模板:
Dear [Client's Name],
This is a gentle reminder that payment for invoice #[Invoice Number] is due on [Date]. Please arrange the transfer at your earliest convenience.
Thank you for your prompt attention.
Regards,
[Your Name]
中文翻译:
尊敬的[客户姓名]：
此为发票#[发票编号]的付款提醒，到期日为[日期]。请尽快安排汇款。
感谢您的及时处理。
此致，
[您的姓名]
点评与重点: “This is a gentle reminder”软化催款语气，避免显得咄咄逼人；“at your earliest convenience”体现尊重。重点：外贸中务必标注具体发票编号和日期，这是法律依据，新手常遗漏导致追款困难。
模板5: 货物发货通知
英文模板:
Dear [Client's Name],
Your order #[Order Number] has been shipped via [Carrier Name] on [Date]. Tracking number: [Number]. Estimated arrival: [Date].
Documents attached for customs clearance.
Best wishes,
[Your Name]
中文翻译:
尊敬的[客户姓名]：
您的订单#[订单编号]已于[日期]通过[承运商名称]发货。运单号：[编号]。预计到达日期：[日期]。
随附清关文件。
此致，
[您的姓名]
点评与重点: “has been shipped”使用完成时态强调动作结果，比简单说“we shipped”更准确；提供完整物流信息是专业体现。重点：必须包含运单号和预计到达日，这是客户跟踪货物的核心，缺失易引发焦虑投诉。
模板6: 质量问题处理邮件
英文模板:
Dear [Client's Name],
We sincerely apologize for the quality issue with your recent order. We will arrange a replacement immediately and cover all related costs.
Your satisfaction is our priority.
Kind regards,
[Your Name]
中文翻译:
尊敬的[客户姓名]：
对您近期订单的质量问题，我们深表歉意。我们将立即安排更换并承担所有相关费用。
您的满意是我们的首要任务。
此致，
[您的姓名]
点评与重点: “We sincerely apologize”直接承担责任，比推诿更易挽回信任；承诺“cover all costs”展现诚意。重点：处理客诉时必须明确解决方案和时限，外贸中拖延会放大问题，此模板的“immediately”是关键加分项。
模板7: 感谢合作邮件
英文模板:
Dear [Client's Name],
Thank you for your continued partnership. We value your trust and look forward to supporting your future projects.
Should you need assistance, we are always here.
Warm regards,
[Your Name]
中文翻译:
尊敬的[客户姓名]：
感谢您持续的合作。我们珍视您的信任，并期待支持您未来的项目。
如有需要，我们随时为您提供帮助。
此致，
[您的姓名]
点评与重点: “continued partnership”强调长期关系，比简单说“thank you”更有深度；“we are always here”传递可靠性。重点：维护老客户时避免过度承诺，此模板用“look forward to supporting”保持专业边界，是外贸关系管理的精髓。
模板8: 催款跟进邮件
英文模板:
Dear [Client's Name],
Following up on overdue payment for invoice #[Invoice Number] (due [Date]). Kindly confirm the settlement date to avoid delays in future orders.
We appreciate your cooperation.
Best regards,
[Your Name]
中文翻译:
尊敬的[客户姓名]：
跟进发票#[发票编号]（到期日[日期]）的逾期付款。请确认结算日期，以免影响后续订单。
感谢您的配合。
此致，
[您的姓名]
点评与重点: “Following up on”中性表达催款目的，减少对抗感；关联“future orders”暗示后果但不威胁。重点：必须注明逾期天数和影响，外贸中软性施压比强硬更有效，此模板的“kindly”是礼貌缓冲词。
模板9: 新产品推荐邮件
英文模板:
Dear [Client's Name],
We are excited to introduce our new [Product Name], designed to enhance [Key Benefit]. Special launch offer: [Discount Details].
Brochure attached for your review.
Best regards,
[Your Name]
中文翻译:
尊敬的[客户姓名]：
我们很高兴推出新品[产品名称]，专为提升[核心优势]设计。首发优惠：[折扣详情]。
随附产品手册供您查阅。
此致，
[您的姓名]
点评与重点: “designed to enhance”突出客户价值，比罗列参数更吸引人；“Special launch offer”制造紧迫感。重点：推广邮件必须聚焦客户利益而非产品功能，外贸中买家更关注“how it helps me”，此模板的“enhance [Key Benefit]”是点睛之笔。
模板10: 客户反馈请求邮件
英文模板:
Dear [Client's Name],
Thank you for choosing our services. Could you spare 2 minutes to share feedback via [Link]? Your input helps us improve.
We value your opinion.
Sincerely,
[Your Name]
中文翻译:
尊敬的[客户姓名]：
感谢您选择我们的服务。能否抽出2分钟通过[链接]分享反馈？您的意见将助我们改进。
我们重视您的观点。
此致，
[您的姓名]
点评与重点: “Could you spare 2 minutes”降低参与门槛，提高回复率；“Your input helps us improve”赋予客户价值感。重点：务必强调反馈耗时短且有意义，外贸中客户时间宝贵，此模板用“2 minutes”精准定位，避免泛泛而谈。
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