导读：为什么外贸邮件如此重要？
在国际贸易中，电子邮件是沟通的桥梁。一封得体、清晰、专业的英文邮件，不仅能提升客户对你的信任感，还能有效推动订单进展。尤其对于刚入行的外贸业务员来说，掌握一些高频场景的英文邮件模板，是快速上手工作的关键。
本文精心整理了9个外贸业务员日常工作中最常用的英文邮件模板，涵盖客户开发、询盘回复、报价、订单确认、催款等核心环节。每个模板均附带中文翻译，并配有【点评】与【重点提示】，帮助你理解语言结构、掌握表达技巧，轻松应对各种外贸沟通场景。
1. 初次开发客户邮件模板（Cold Email）
Dear [Customer's Name],
I hope this email finds you well. My name is [Your Name], and I’m from [Your Company], a professional supplier of [Your Product Category] based in China. We specialize in high-quality [Product/Service] and have been serving clients in [Region/Industry] for over [X] years.
I came across your company and believe there may be potential for cooperation. I’d be happy to send you our product catalog and price list for your reference. Looking forward to your reply.
Best regards,
[Your Full Name]
[Your Position]
[Your Contact Info]
中文翻译：
尊敬的[客户姓名]：
您好！我是[你的名字]，来自中国的一家专业[产品类别]供应商[公司名]。我们专注于高品质的[产品/服务]，已为[地区/行业]的客户提供了[X]年以上的服务。
我了解到贵公司，认为我们之间可能存在合作机会。我很乐意为您提供产品目录和价格表作为参考。期待您的回复。
此致
敬礼！
[你的全名]
[职位]
[联系方式]
【点评】：这是典型的开发信，语言简洁、礼貌，突出公司优势和合作意愿。
【重点提示】：避免使用“cheap”或“lowest price”等词，建议用“competitive pricing”或“high quality at reasonable cost”更专业。
2. 回复客户询盘邮件模板（Inquiry Response）
Dear [Customer's Name],
Thank you for your inquiry regarding our [Product Name]. We appreciate your interest in our products.
Please find attached our detailed product catalog, specifications, and a quotation for your reference. The prices are based on FOB [Port Name] and valid for 30 days.
If you have any further questions or need samples, please don’t hesitate to let me know. We look forward to the opportunity to work with you.
Best regards,
[Your Name]
中文翻译：
尊敬的[客户姓名]：
感谢您对我们[产品名称]的询盘。我们非常感谢您对我们产品的关注。
随信附上详细的产品目录、规格说明及报价单供您参考。报价基于[港口名称]离岸价（FOB），有效期30天。
如您有任何问题或需要样品，请随时告知。我们期待与您合作的机会。
此致
敬礼！
[你的名字]
【点评】：及时回复是关键，附件提供要清晰。
【重点提示】：“FOB”“CIF”等贸易术语要准确使用，避免误解；“don’t hesitate to let me know”是地道表达，体现主动服务。
3. 报价单发送邮件模板（Quotation Email）
Dear [Customer's Name],
As requested, please find our quotation for [Product Name] below:
- Product: [Product Name]
- Quantity: [Number] pcs
- Unit Price: USD [Price] / pcs (FOB [Port])
- Payment Terms: 30% TT in advance, 70% before shipment
- Delivery Time: 20-25 days after order confirmation
- Validity: 30 days
Should you need any modifications or have additional requirements, please feel free to contact me. We are ready to support your business needs.
Sincerely,
[Your Name]
中文翻译：
尊敬的[客户姓名]：
根据您的要求，现提供[产品名称]的报价如下：
- 产品：[产品名称]
- 数量：[数量] 件
- 单价：每件 [价格] 美元（FOB [港口]）
- 付款方式：30%预付，70%发货前付清
- 交货期：订单确认后20-25天
- 报价有效期：30天
如需调整或有其他需求，请随时联系我。我们愿全力支持您的业务需求。
此致
[你的名字]
【点评】：报价邮件需条理清晰，关键信息突出。
【重点提示】：使用项目符号（-）分项列出，便于客户阅读；“TT”指电汇（Telegraphic Transfer），外贸常用。
4. 样品申请处理邮件模板（Sample Request）
Dear [Customer's Name],
Thank you for your interest in our [Product Name]. We are pleased to provide you with a sample for quality evaluation.
Please confirm your full shipping address and preferred courier (e.g., DHL, FedEx). The sample is free of charge, but shipping costs will be at your side.
Once we receive your details, we will arrange shipment within 2 business days.
Best regards,
[Your Name]
中文翻译：
尊敬的[客户姓名]：
感谢您对我们[产品名称]的关注。我们很乐意为您提供样品以供质量评估。
请确认您的完整收货地址及首选快递公司（如DHL、FedEx）。样品免费，但运费需由您方承担。
收到信息后，我们将在2个工作日内安排寄出。
此致
敬礼！
[你的名字]
【点评】：明确费用分担，避免后续纠纷。
【重点提示】：“free of charge”表示免费；“at your side”是“由你方承担”的委婉表达，礼貌得体。
5. 订单确认邮件模板（Order Confirmation）
Dear [Customer's Name],
We are pleased to confirm your order as follows:
- PO Number: [Number]
- Product: [Product Name]
- Quantity: [Number] pcs
- Total Amount: USD [Amount]
- Payment: 30% received, balance due before shipment
- Production Start: Immediately
- Estimated Shipment Date: [Date]
We will keep you updated on the production progress and provide photos upon request. Thank you for your trust in our company.
Sincerely,
[Your Name]
中文翻译：
尊敬的[客户姓名]：
我们很高兴确认您的订单如下：
- 采购单号：[编号]
- 产品：[产品名称]
- 数量：[数量] 件
- 总金额：[金额] 美元
- 付款情况：已收30%，余款发货前付清
- 生产开始：立即启动
- 预计发货日期：[日期]
我们将持续向您汇报生产进度，并可根据要求提供照片。感谢贵司的信任。
此致
[你的名字]
【点评】：确认订单是建立信任的重要一步。
【重点提示】：“PO Number”即Purchase Order Number，采购订单号；“keep you updated”是“持续更新”的常用表达。
6. 生产进度汇报邮件模板（Production Update）
Dear [Customer's Name],
We would like to provide you with a quick update on your order [PO Number].
As of today, production is 60% complete. Quality inspection has been conducted at the halfway stage, and all items meet our standard.
We are on track to finish by [Date]. Photos of the current production batch are attached for your review.
Please let us know if you have any feedback.
Best regards,
[Your Name]
中文翻译：
尊敬的[客户姓名]：
现就您订单[采购单号]的生产情况作简要汇报。
截至目前，生产进度已完成60%。我们已在中期进行质量检查，所有产品均符合标准。
预计可按计划于[日期]前完成。随附当前批次的生产照片供您审阅。
如有任何反馈，请随时告知。
此致
敬礼！
[你的名字]
【点评】：主动汇报进度，体现专业与负责。
【重点提示】：“on track”表示“按计划进行”；“quality inspection”是“质量检验”的标准说法。
7. 发货通知邮件模板（Shipment Notification）
Dear [Customer's Name],
We are pleased to inform you that your order [PO Number] has been shipped today via [Shipping Method].
Please find the tracking number below:
- Tracking No.: [Number]
- Estimated Arrival: [Date]
- Bill of Lading and Invoice are attached.
Should you need any further assistance, please feel free to contact us.
Thank you for your business!
Best regards,
[Your Name]
中文翻译：
尊敬的[客户姓名]：
我们很高兴通知您，您的订单[采购单号]已于今日通过[运输方式]发出。
运单号如下：
- 运单号：[编号]
- 预计到达时间：[日期]
- 提单和发票已随附。
如需进一步协助，请随时联系我们。
感谢您的合作！
此致
敬礼！
[你的名字]
【点评】：发货通知是客户最关心的环节之一。
【重点提示】：“Bill of Lading”即提单，是重要单据；“tracking number”用于客户追踪包裹。
8. 催款邮件模板（Payment Reminder）
Dear [Customer's Name],
I hope you are doing well. This is a gentle reminder that the balance payment for Order [PO Number] (USD [Amount]) is due on [Due Date].
So far, we have not yet received the payment. To avoid any delay in shipment, we kindly ask you to arrange the payment at your earliest convenience.
Please let us know once the payment is made so we can proceed accordingly.
Thank you for your attention.
Best regards,
[Your Name]
中文翻译：
尊敬的[客户姓名]：
您好！特此提醒，订单[采购单号]的尾款（[金额]美元）应于[到期日]前支付。
截至目前，我们尚未收到该款项。为避免发货延误，恳请您尽快安排付款。
付款完成后，请及时告知我们，以便我们推进后续流程。
感谢您的关注。
此致
敬礼！
[你的名字]
【点评】：催款需礼貌但明确，避免强硬语气。
【重点提示】：“gentle reminder”是“温馨提醒”的标准表达；“at your earliest convenience”是“尽快”的礼貌说法。
9. 售后服务跟进邮件模板（After-Sales Follow-up）
Dear [Customer's Name],
I hope everything is going well on your side. We would like to follow up on your recent order [PO Number] to ensure the goods have arrived safely and meet your expectations.
Your feedback is highly valuable to us. If you have any suggestions or need further support, please don’t hesitate to reach out.
We look forward to continuing our cooperation in the future.
Warm regards,
[Your Name]
中文翻译：
尊敬的[客户姓名]：
希望您一切顺利。我们想就您最近的订单[采购单号]进行一次跟进，确认货物已安全抵达并符合您的期望。
您的反馈对我们非常重要。如有任何建议或需要进一步支持，请随时联系我们。
期待未来继续合作。
此致
[你的名字]
【点评】：售后跟进能有效提升客户满意度和复购率。
【重点提示】：“follow up”表示“跟进”；“highly valuable”强调客户反馈的重要性，体现尊重。
以上英文邮件模板覆盖了外贸业务的核心流程，建议新手业务员收藏并根据实际情况灵活调整内容。请记住：语言只是工具，真诚与专业才是赢得客户的关键。多练习、多修改、多积累，你的英文沟通能力一定会不断提升！
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