导读：掌握全流程英文邮件，轻松拿下国际订单
在国际贸易中，一封专业、得体的英文邮件往往是促成合作的第一步。从初次收到客户询盘，到报价、谈判、确认订单，再到最终成交，每个环节的沟通都至关重要。本文精心整理了10个实用英文邮件模板，覆盖从询盘到成交的完整流程，每封邮件均配有准确中文翻译、重点词汇标注及实用点评，帮助你提升商务英语写作水平，增强客户信任，高效推动订单转化。
1. 回复客户初次询盘（Reply to Initial Inquiry）
Dear Mr. Smith,
Thank you for your inquiry regarding our eco-friendly packaging solutions. We appreciate your interest in our products.
We specialize in biodegradable packaging materials and have served clients in over 30 countries. Attached is our latest product catalog and price list for your reference.
Please let us know if you have any specific requirements, and we’d be happy to provide a customized quotation.
Looking forward to your reply.
Best regards,
Linda Wang
Sales Manager
中文翻译：
尊敬的Smith先生：
感谢您对我们环保包装解决方案的咨询。我们非常感谢您对我们产品的关注。
我们专注于可降解包装材料，已为全球30多个国家的客户提供服务。随信附上我们最新的产品目录和价格表供您参考。
如您有特殊需求，请随时告知，我们将很乐意为您提供定制化报价。
期待您的回复。
此致
敬礼！
销售经理 王琳
点评与重点：
• 开头表达感谢，体现礼貌与专业。
• 使用“appreciate your interest”比“I’m glad”更正式。
• “Attached is...” 是正式邮件中常见的附件说明句式。
• “customized quotation” 强调个性化服务，提升客户好感。
2. 发送报价单（Sending a Quotation）
Dear Mr. Smith,
As requested, please find our detailed quotation for the biodegradable packaging materials you inquired about.
Product: Cornstarch-based Bags
MOQ: 10,000 pcs
Unit Price: USD 0.12/pc (FOB Shanghai)
Delivery Time: 15 days after order confirmation
Payment Terms: 30% deposit, 70% before shipment
Should you require samples, we can arrange express delivery at your cost.
We believe our quality and pricing are highly competitive. Please feel free to contact me with any questions.
Best regards,
Linda Wang
中文翻译：
尊敬的Smith先生：
根据您的要求，现附上您所咨询的可降解包装材料的详细报价单。
产品：玉米淀粉袋
最小起订量：10,000件
单价：0.12美元/件（上海港离岸价）
交货期：订单确认后15天
付款方式：30%定金，70%发货前付清
如需样品，我们可安排快递寄送，费用由您承担。
我们相信我们的质量和价格极具竞争力。如有任何问题，欢迎随时联系我。
此致
敬礼！
王琳
点评与重点：
• 邮件主题包含报价编号，便于客户归档。
• 使用“as requested”体现响应及时。
• MOQ（Minimum Order Quantity）是外贸常用缩写，需掌握。
• “at your cost” 委婉表达费用由对方承担。
3. 跟进未回复的客户（Follow-up Email）
Dear Mr. Smith,
I hope this email finds you well. I’m writing to follow up on the quotation I sent last week.
Have you had a chance to review it? We’d be happy to adjust the offer based on your feedback or answer any questions.
As a reminder, our current pricing is valid until May 31, 2024.
Looking forward to hearing from you soon.
Best regards,
Linda Wang
中文翻译：
尊敬的Smith先生：
希望您一切安好。我写此邮件是想跟进上周发送的报价单。
您是否已有机会查看？我们很乐意根据您的反馈调整报价或解答任何疑问。
提醒一下，当前报价有效期至2024年5月31日。
期待您的回复。
此致
敬礼！
王琳
点评与重点：
• “I hope this email finds you well” 是经典开场白，礼貌得体。
• “follow up on” 是“跟进”的标准表达。
• 提及报价有效期，制造轻微紧迫感，促进决策。
4. 客户要求降价时的回复（Responding to Price Negotiation）
Dear Mr. Smith,
Thank you for your feedback. We understand your concern about the pricing.
While our current quote is already highly competitive, we can offer a 5% discount if you increase the order quantity to 50,000 pcs.
We believe this adjustment provides better value while maintaining our high quality standards.
Please let us know your thoughts.
Best regards,
Linda Wang
中文翻译：
尊敬的Smith先生：
感谢您的反馈。我们理解您对价格的顾虑。
虽然当前报价已极具竞争力，但如果您的订单量达到50,000件，我们可以提供5%的折扣。
我们认为这一调整在保证高质量的同时，更具性价比。
请告知您的想法。
此致
敬礼！
王琳
点评与重点：
• “We understand your concern” 表达共情，缓和谈判气氛。
• 使用“while”引导让步状语从句，体现逻辑性。
• “better value” 比“cheaper”更专业，强调性价比而非低价。
5. 确认订单细节（Confirming Order Details）
Dear Mr. Smith,
Thank you for your order. We are pleased to confirm the following details:
Product: Cornstarch-based Bags
Quantity: 50,000 pcs
Unit Price: USD 0.114/pc (after 5% discount)
Total Amount: USD 5,700
Delivery: 20 days after deposit received
Payment: 30% deposit by T/T, balance before shipment
Please confirm these details and arrange the deposit at your earliest convenience.
We will begin production upon receipt of payment.
Best regards,
Linda Wang
中文翻译：
尊敬的Smith先生：
感谢您的订单。我们很高兴确认以下订单细节：
产品：玉米淀粉袋
数量：50,000件
单价：0.114美元/件（5%折扣后）
总金额：5,700美元
交货期：收到定金后20天
付款方式：30%电汇定金，余款发货前支付
请确认以上信息，并尽快安排定金支付。
收到款项后，我们将立即安排生产。
此致
敬礼！
王琳
点评与重点：
• 邮件主题包含订单号（PO#），便于追踪。
• 使用“pleased to confirm”表达积极态度。
• “at your earliest convenience” 是催促付款的礼貌表达。
• 明确生产启动条件，避免误解。
6. 安排样品寄送（Arranging Sample Shipment）
Dear Mr. Smith,
We have dispatched your requested samples today via DHL.
Tracking Number: 1234567890
Estimated Delivery: 3-5 business days
The samples include three different thickness options for your evaluation.
We hope you are satisfied with the quality and look forward to your formal order.
Best regards,
Linda Wang
中文翻译：
尊敬的Smith先生：
我们已于今日通过DHL寄出您所需的样品。
运单号：1234567890
预计送达时间：3-5个工作日
样品包含三种不同厚度供您评估。
希望您对质量满意，期待您的正式订单。
此致
敬礼！
王琳
点评与重点：
• “dispatched” 比“sent”更正式，常用于商业场景。
• 提供物流单号和预计时间，体现专业服务。
• “look forward to your formal order” 委婉催单，不显急切。
7. 通知生产进度（Production Update）
Dear Mr. Smith,
This is to inform you that your order (PO#10025) has entered the production phase.
As of today, 50% of the goods have been manufactured and passed quality inspection.
We will send you photos and a production report by next Monday.
Everything is on schedule for on-time delivery.
Best regards,
Linda Wang
中文翻译：
尊敬的Smith先生：
特此通知，您的订单（PO#10025）已进入生产阶段。
截至目前，50%的货物已完成生产并通过质检。
我们将于下周一前发送照片和生产报告。
一切按计划进行，确保准时交货。
此致
敬礼！
王琳
点评与重点：
• “This is to inform you” 是正式通知的常用开头。
• “passed quality inspection” 强调质量控制，增强客户信心。
• 主动提供生产报告，体现透明度和专业性。
8. 通知发货（Shipment Notification）
Dear Mr. Smith,
We are pleased to inform you that your order has been shipped today.
Carrier: Maersk Line
Vessel: MAEU2404123
ETD: April 20, 2024
ETA: May 5, 2024
Bill of Lading No.: MEL12345678
Attached are the shipping documents for your reference.
Should you need any further assistance, please don’t hesitate to contact us.
Best regards,
Linda Wang
中文翻译：
尊敬的Smith先生：
我们很高兴通知您，您的订单已于今日发货。
承运公司：马士基航运
船名航次：MAEU2404123
预计离港日：2024年4月20日
预计到港日：2025年5月5日
提单号：MEL12345678
随附运输单据供您参考。
如需进一步协助，请随时与我们联系。
此致
敬礼！
王琳
点评与重点：
• “We are pleased to inform you” 表达积极情绪。
• 包含完整物流信息，便于客户清关和跟踪。
• “don’t hesitate to contact us” 是标准服务用语，体现主动支持。
9. 请求客户确认收货（Request for Delivery Confirmation）
Dear Mr. Smith,
I hope you are doing well. We understand your shipment arrived on May 5.
Could you please confirm that the goods were received in good condition?
Your feedback is important to us and helps us improve our service.
Also, we’d love to hear if you’re satisfied with the product quality.
Looking forward to your reply.
Best regards,
Linda Wang
中文翻译：
尊敬的Smith先生：
希望您一切顺利。我们了解到您的货物已于5月5日抵达。
请您确认货物是否已完好无损地收到？
您的反馈对我们非常重要，有助于我们提升服务质量。
同时，我们也希望了解您对产品质量是否满意。
期待您的回复。
此致
敬礼！
王琳
点评与重点：
• 主动关心收货情况，体现客户服务意识。
• 使用“in good condition”专业表达“完好无损”。
• 请求反馈时强调其价值，提高客户回复意愿。
10. 成交后维护客户关系（Post-Sale Relationship Building）
Dear Mr. Smith,
Thank you once again for your trust and cooperation. It was a pleasure working with you on this order.
We hope the products meet your expectations. If you have any future needs, we’d be honored to serve you again.
As a valued customer, you’ll receive priority support and exclusive offers in the coming season.
Wishing you continued success!
Warm regards,
Linda Wang
中文翻译：
尊敬的Smith先生：
再次感谢您的信任与合作。与您完成此次订单合作非常愉快。
希望产品符合您的期望。如您有后续需求，我们将非常荣幸再次为您服务。
作为尊贵客户，您将在下一季度享受优先支持和专属优惠。
祝您事业蒸蒸日上！
此致
敬礼！
王琳
点评与重点：
• “Thank you once again” 强化感激之情。
• “valued customer” 让客户感受到被重视。
• 提前预告专属优惠，为复购埋下伏笔。
• “Wishing you continued success” 是高情商结尾用语。
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