导读：高效沟通赢得客户信任
在外贸业务中，客户提出样品申请是成交前的关键一步。如何专业、及时地回应客户，不仅体现服务水准，更直接影响合作意向。本文为你整理了从客户首次申请到样品寄出后的6个核心英文邮件模板，每一封都配有精准中文翻译，并附有使用场景说明、语言亮点点评和重点句型划线，帮助你在实际沟通中得心应手，提升客户满意度。
1. 收到样品申请：确认客户需求
Subject: Re: Sample Request for Your Review
Dear [Customer's Name],
Thank you for your interest in our products. We’d be happy to provide samples for your evaluation.
Could you please confirm the following details?
- Product model(s) you’d like to receive
- Required quantity per item
- Your full shipping address and phone number
- Any special packaging or labeling requirements
Once we have this information, we’ll prepare the samples promptly.
Looking forward to your reply.
Best regards,
[Your Name]
主题：关于您样品申请的回复
尊敬的[客户姓名]：
感谢您对我们产品的关注。我们很乐意为您提供样品供您评估。
请您确认以下信息：
- 您希望收到的产品型号
- 每种产品的所需数量
- 完整的收货地址和电话号码
- 是否有特殊包装或标签要求
收到上述信息后，我们将立即准备样品。
期待您的回复。
此致
[你的名字]
点评与重点：
- 使用“Thank you for your interest”体现礼貌与欢迎态度。
- 用项目符号（-）清晰列出需确认项，便于客户回复。
- “Looking forward to your reply”是商务邮件中常用结尾，表达期待但不显催促。
2. 提供样品政策说明（如收费或运费到付）
Subject: Sample Policy and Shipping Arrangements
Dear [Customer's Name],
We’re pleased to support your evaluation with product samples.
Please note: Samples are provided at a cost of USD 20 per unit, and shipping will be charged to the receiver (freight collect).
If you agree, kindly confirm and provide your courier account number (e.g., DHL, FedEx), or we can quote the shipping fee for prepayment.
We’ll ship the samples within 2 business days after confirmation.
Best regards,
[Your Name]
主题：样品政策及寄送安排
尊敬的[客户姓名]：
我们很高兴为您提供产品样品以供评估。
请注意：每件样品收取20美元费用，运费由收件人承担（到付）。
如您同意，请确认并提供您的快递账号（如DHL、FedEx），或我们可以报价供您预付运费。
确认后，我们将在2个工作日内寄出样品。
此致
[你的名字]
点评与重点：
- “freight collect”是国际货运术语，意为“运费到付”，专业且清晰。
- 提供两种选择（到付或预付），增强客户掌控感。
- “within 2 business days”明确时效，建立信任。
3. 确认样品已寄出并提供物流信息
Subject: Your Samples Have Been Shipped – Tracking Info Inside
Dear [Customer's Name],
We’re pleased to inform you that your requested samples have been shipped today.
Courier: DHL
Tracking Number: 1234567890
Estimated Delivery: 5–7 business days
You can track the shipment here: [Tracking link removed per instructions]
Please check upon arrival and let us know your feedback. We’re happy to answer any questions.
Best regards,
[Your Name]
主题：您的样品已寄出——内附追踪信息
尊敬的[客户姓名]：
很高兴通知您，您申请的样品已于今日寄出。
快递公司：DHL
追踪单号：1234567890
预计送达时间：5–7个工作日
您可通过以下链接追踪物流状态：[已按要求移除链接]
收到后请检查，并告知我们您的反馈。如有任何问题，欢迎随时联系。
此致
[你的名字]
点评与重点：
- 主题行使用“Tracking Info Inside”吸引客户打开邮件。
- 明确列出快递公司、单号和预计时效，信息完整。
- “let us know your feedback”自然引导客户后续沟通。
4. 样品免费提供时的确认邮件
Subject: Complimentary Samples Shipped – No Charge
Dear [Customer's Name],
As a gesture of our cooperation, we’re pleased to offer the requested samples free of charge.
Your samples have been dispatched via UPS today.
Tracking Number: 0987654321
Estimated Delivery: 4–6 business days
We hope you’ll be satisfied with the quality and look forward to your thoughts.
Should you have any technical or commercial questions, feel free to reach out.
Warm regards,
[Your Name]
主题：免费样品已寄出——无需付费
尊敬的[客户姓名]：
为表达合作诚意，我们很高兴为您免费提供所申请的样品。
样品已于今日通过UPS寄出。
追踪单号：0987654321
预计送达时间：4–6个工作日
希望您对产品质量满意，期待您的反馈。
如有任何技术或商务问题，欢迎随时联系。
此致
[你的名字]
点评与重点：
- “As a gesture of our cooperation”体现友好与诚意，增强客户好感。
- “free of charge”明确说明免费，避免误解。
- 使用“Warm regards”比“Best regards”更显亲切。
5. 跟进客户是否收到样品
Subject: Follow-up: Did You Receive Your Samples?
Dear [Customer's Name],
I hope this message finds you well.
I’m following up to confirm whether you’ve received the samples we sent on [Date].
Tracking number: 1234567890
We’d appreciate it if you could let us know:
- Whether the samples arrived in good condition
- Your initial impressions or feedback
Your input is valuable to us and helps us serve you better.
Looking forward to hearing from you.
Best regards,
[Your Name]
主题：跟进：您是否收到样品？
尊敬的[客户姓名]：
祝您一切顺利。
特此跟进确认您是否已收到我们于[日期]寄出的样品。
追踪单号：1234567890
烦请您告知：
- 样品是否完好送达
- 您的初步印象或反馈
您的意见对我们非常重要，有助于我们更好地为您服务。
期待您的回复。
此致
[你的名字]
点评与重点：
- 开头“I hope this message finds you well”是经典问候语，礼貌得体。
- 使用“We’d appreciate it if you could…”委婉提出请求，不显强硬。
- 强调客户反馈的价值，提升其参与感。
6. 客户反馈后推动下一步合作
Subject: Next Steps After Sample Evaluation
Dear [Customer's Name],
Thank you for your feedback on the samples. We’re glad to hear that [mention positive comment, e.g., “the quality meets your expectations”].
To move forward, we’d like to offer:
- A competitive price quote for your target order quantity
- Available delivery timelines
- Product customization options (if applicable)
Please let us know your estimated order volume and preferred specifications.
We’re ready to support your project and look forward to a successful partnership.
Best regards,
[Your Name]
主题：样品评估后的下一步安排
尊敬的[客户姓名]：
感谢您对样品的反馈。我们很高兴得知[提及正面评价，如“质量符合您的期望”]。
为进一步推进合作，我们可提供：
- 针对您目标采购量的具竞争力报价
- 可供选择的交货周期
- 产品定制选项（如适用）
请告知您的预计订单数量及偏好的规格要求。
我们已准备好支持您的项目，期待与您成功合作。
此致
[你的名字]
点评与重点：
- 开头引用客户反馈，体现重视与回应。
- 使用“To move forward”自然过渡到商业推进阶段。
- 列出三项具体支持内容，展示专业与准备充分。
- 结尾“look forward to a successful partnership”提升合作愿景。
👉 关注 水滴英语作文网，掌握国际职场秒懂的商务英语，让邮件成为你的升职加速器！
