在国际商务中，一封专业得体的英文邮件是建立信任、促成交易的关键。水滴英语深耕外语教学多年，针对外贸从业者痛点，精心整理7个2025年最实用商务邮件模板。每个模板均来自真实商务场景，包含完整英文内容、逐句中文翻译及划重点点评，助你告别邮件写作焦虑，轻松应对客户沟通！无论你是外贸新人还是资深业务员，收藏本文，沟通效率提升50%。
1. 询价邮件模板
英文模板：
Dear Sir/Madam,
I am writing to inquire about the availability and pricing of your [Product Name]. Could you please provide detailed specifications, minimum order quantity (MOQ), and delivery terms?
We are evaluating potential suppliers for [Project Name] and would appreciate your prompt response by [Date].
Best regards,
[Your Name]
[Company Name]
中文翻译：
尊敬的先生/女士：
我写信询问贵公司[产品名称]的可用性和价格。请提供详细规格、最小订购量（MOQ）及交货条款。
我们正在为[项目名称]评估潜在供应商，期待您在[日期]前回复。
此致，
[您的姓名]
[公司名称]
重点解析：
- 开头明确项目背景（"evaluating potential suppliers"），增强可信度；
- 指定回复截止日期（"prompt response by [Date]"），避免拖延；
- 用"detailed specifications"替代简单"details"，体现专业性，适合外贸场景精准沟通。
2. 报价邮件模板
英文模板：
Dear [Client's Name],
Thank you for your inquiry dated [Date]. We are pleased to offer the following quotation for [Product Name]:
- Unit Price: [Price] USD
- MOQ: [Quantity] units
- Delivery Time: [Timeframe] after order confirmation
- Payment Terms: [e.g., 30% deposit, 70% before shipment]
- Validity: 30 days from issue date
Should you require samples or further clarification, please contact us immediately. We look forward to your confirmation.
Sincerely,
[Your Name]
[Company Name]
中文翻译：
尊敬的[客户姓名]：
感谢您[日期]的询价。我们很高兴提供[产品名称]的报价：
- 单价：[价格]美元
- 最小订购量：[数量]件
- 交货时间：订单确认后[时间]
- 付款条款：[例如，30%定金，70%发货前付清]
- 有效期：自开具日起30天
如需样品或进一步说明，请立即联系我们。期待您的确认。
此致，
[您的姓名]
[公司名称]
重点解析：
- 清晰分项列出关键条款（价格、MOQ等），避免信息混乱；
- 强调报价有效期（"Validity: 30 days"），制造紧迫感促进成交；
- 使用"We look forward to your confirmation"替代"Please reply"，更显专业礼貌，外贸邮件高频句式。
3. 订单确认邮件模板
英文模板：
Dear [Client's Name],
We confirm receipt of your order [Order Number] placed on [Date]. The details are as follows:
- Product: [Product Name]
- Quantity: [Quantity] units
- Total Amount: [Amount] USD
- Expected Shipment Date: [Date]
- Shipping Method: [e.g., FOB Shanghai]
Payment has been processed successfully. Production will commence immediately, and we will provide tracking information upon dispatch.
Thank you for your trust. Should you have any special requests, please inform us within 24 hours.
Best regards,
[Your Name]
[Company Name]
中文翻译：
尊敬的[客户姓名]：
我们确认已收到您于[日期]下的订单[订单号]。详情如下：
- 产品：[产品名称]
- 数量：[数量]件
- 总金额：[金额]美元
- 预计发货日期：[日期]
- 运输方式：[例如，FOB上海]
款项已成功处理。生产将立即启动，发货后我们将提供物流追踪信息。
感谢您的信任。如有特殊要求，请在24小时内告知。
此致，
[您的姓名]
[公司名称]
重点解析：
- 明确订单关键节点（"Expected Shipment Date"），管理客户预期；
- 强调"Payment processed successfully"，消除客户疑虑；
- 用"commence"替代"start"，提升语言正式度，适合外贸书面沟通。
4. 付款提醒邮件模板
英文模板：
Dear [Client's Name],
This is a gentle reminder that payment for invoice [Invoice Number] (dated [Date]) is overdue by [Number] days. The outstanding amount is [Amount] USD, due on [Due Date].
To avoid shipment delays, please settle the payment by [New Deadline]. If already processed, kindly share the transaction proof.
We value your business and are available to discuss flexible payment options if needed. Contact us at [Phone] or [Email].
Best regards,
[Your Name]
[Company Name]
中文翻译：
尊敬的[客户姓名]：
此为友好提醒，发票[发票号]（日期[日期]）已逾期[天数]天。未付金额[金额]美元，原定截止日期[截止日期]。
为避免发货延误，请于[新截止日期]前完成付款。如已处理，请提供交易凭证。
我们重视您的业务，如有需要可协商灵活付款方式。请联系[电话]或[邮箱]。
此致，
[您的姓名]
[公司名称]
重点解析：
- 用"gentle reminder"软化语气，避免冲突；
- 提供解决方案（"flexible payment options"），体现服务意识；
- "outstanding amount"是外贸邮件固定术语，比"unpaid money"更专业，建议牢记。
5. 投诉处理邮件模板
英文模板：
Dear [Client's Name],
We sincerely apologize for the [Issue, e.g., damaged goods] in your recent order [Order Number]. We understand this has caused significant inconvenience and take full responsibility.
Our immediate actions:
- [Action 1: e.g., Replaced items shipped today]
- [Action 2: e.g., Refund of [Amount] processed]
- [Action 3: e.g., Quality control review completed]
To compensate, we offer [Compensation, e.g., 10% discount on next order]. Your feedback is crucial—please reply with suggestions.
Thank you for your patience. We are committed to restoring your trust.
Sincerely,
[Your Name]
[Company Name]
中文翻译：
尊敬的[客户姓名]：
对于您最近订单[订单号]中的[问题，如货物损坏]，我们深表歉意。我们理解这造成了严重不便，并承担全部责任。
我们的即时行动：
- [行动1：例如，替换品今日已发货]
- [行动2：例如，[金额]退款已处理]
- [行动3：例如，质量审查已完成]
作为补偿，我们提供[补偿，如下次订单9折]。您的反馈至关重要—请回复建议。
感谢您的耐心。我们致力于重获您的信任。
此致，
[您的姓名]
[公司名称]
重点解析：
- 开头直接道歉并担责（"take full responsibility"），建立诚意；
- 列出具体行动步骤，增强可信度；
- 用"compensate"替代"sorry again"，展示解决问题导向，外贸危机处理黄金句式。
6. 感谢邮件模板
英文模板：
Dear [Client's Name],
Thank you for your recent order and continued partnership with [Company Name]. We truly value your trust in our [Product/Service] and are honored to support your business growth.
Your satisfaction drives our innovation. As a token of appreciation, enjoy [Benefit, e.g., free shipping on next order].
We look forward to many more successful collaborations. Please share any feedback—it helps us serve you better!
Warm regards,
[Your Name]
[Company Name]
中文翻译：
尊敬的[客户姓名]：
感谢您最近的订单及与[公司名称]的持续合作。我们非常重视您对[产品/服务]的信任，并荣幸支持您的业务增长。
您的满意推动我们创新。为表谢意，您将获得[福利，如下次订单免运费]。
期待更多成功合作。请分享反馈—这将帮助我们更好地服务您！
此致，
[您的姓名]
[公司名称]
重点解析：
- 强调"continued partnership"，强化长期关系；
- 附加小福利（"token of appreciation"），提升客户黏性；
- "Your satisfaction drives our innovation"是高级表达，比"We care"更显格局，适合高端客户沟通。
7. 会议邀请邮件模板
英文模板：
Dear [Recipient's Name],
I would like to invite you to a virtual meeting on [Date] at [Time] [Time Zone] via [Platform, e.g., Zoom] to discuss [Topic, e.g., Q3 collaboration plan].
Agenda:
- [Item 1: e.g., Review of current projects]
- [Item 2: e.g., New product launch timeline]
- [Item 3: e.g., Budget allocation]
Please confirm your availability by [RSVP Date]. If the time is inconvenient, suggest 2-3 alternative slots.
We will share preparatory materials 24 hours prior. Looking forward to a productive session!
Best regards,
[Your Name]
[Company Name]
中文翻译：
尊敬的[收件人姓名]：
诚邀您参加[日期] [时间] [时区]通过[平台，如Zoom]举行的线上会议，讨论[主题，如Q3合作计划]。
议程：
- [事项1：例如，当前项目回顾]
- [事项2：例如，新产品发布时间表]
- [事项3：例如，预算分配]
请于[回复截止日期]前确认出席。如时间不便，请提供2-3个可选时段。
我们将提前24小时分享准备材料。期待高效会议！
此致，
[您的姓名]
[公司名称]
重点解析：
- 明确时区（"[Time Zone]"），避免跨国会议混乱；
- 要求提供替代时段（"suggest 2-3 alternative slots"），体现尊重；
- "productive session"是商务会议高频结语，比"good meeting"更专业，建议用于正式场景。
👉 关注 水滴英语作文网，掌握国际职场秒懂的商务英语，让邮件成为你的升职加速器！
